办公室工作要求

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范文一:办公室工作要求

办公室工作要做到“十要十不要”

上一篇 / 下一篇 2011-08-17 10:20:49

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利用办公室中层干部竞争上岗任职集体谈话的机会,作为在办公室长期工作的一名“老兵”,与大家一起交流点体会,简单地归纳为“十要十不要”:

一要政治坚定,不要三心二意。政治坚定是办公室人员最基本的素质,是能够进入办公室工作的首要条件。办公室同志,要以绝对服从为天职,切实把政治坚定的各项要求体现到工作推进、融入于思想深处、转化为自觉行动。做到政治坚定,就是要最听党的话,时刻保持政治敏感性和政治鉴别力,始终与党中央、国务院保持高度一致,带头贯彻党的路线、方针、政策,在参与决策、文稿起草、思想言论上尤其要注意把握;做到政治坚定,就是要最听市委市政府的话,始终围绕中心、服务大局,不折不扣地把各项决策部署落到实处,确保政令畅通;做到政治坚定,就是要最听服务领导的话,深刻领会领导意图,注重维护领导权威,自觉维护领导形象,发挥好参谋助手作用;做到政治坚定,就是要加强自身修养,做到纪律严明、令行禁止,不探密、不泄密,不信谣、不传谣,不该问的坚决不问,不该说的坚决不说;做到政治坚定,就是要安心工作、用心做事,倍加珍惜办公室提供的优良平台和大好机遇,坚持以能力博得领导欣赏、靠实绩赢得政治前途、用奉献书写人生境界。

二要服务大局,不要个人至上。服务是办公室的基本职能,无论是服务领导、服务基层,还是服务群众,都是服务宿迁改革、发展和稳定这一大局,都是服务全市546万老百姓这一大局。衡量办公室工作的核心标准,主要是水平看文稿、权威看协调、形象看接待。要始终坚持服务大局不动摇,深入研究办公室服务的内涵,进一步增强大局观念,树立品位意识,领悟服务精髓,不断创造更多的服务精品。所谓对领导服务,就是既要当好高参,为领导出谋划策、建言献策,又要当好助手,身居一线,协调矛盾,处理问题,做领导推进工作、抓好落实的好帮手。同时,还要做好日常服务工作,不缺位也不越位、不生硬也不卑微,自然流畅,轻重有度,大方得体。所谓对基层服务,就是要认清职责、摆正位置,平和待人、勤快干事,切实让基层感觉到办公室的服务处处存在、热情到位;坚决摒弃“领导有多大、秘书就有多大”的错误心态,绝不能趾高气扬、目空一切,曲意理解、借势压人,更不能拉大旗做虎皮,打着领导的旗号办私事、谋私利。所

谓对群众服务,就是要在内心深处把群众当作亲人来对待、把群众来信当做家书来处理、把群众难事当作家事来办理,接好每一个电话,处理好每一份信件,力所能及地帮助他们释疑解惑、排忧解难,以优质的服务树立党和政府的良好形象,不断增强广大群众对政府的认同感和满意度。

三要深入学习,不要浅尝辄止。学习是办公室人员的一项基本能力。特别是处在这个知识爆炸的时代,科技进步日新月异,知识创新速度加快,如果不学习,知识就会很快老化、思想就会不断僵化、能力就会逐步退化。只有不断地加强学习,才能与时俱进,更好地发挥参谋和助手作用。学习可以提高服务水平。坚持“以文立身”、“以文辅政”,边工作边学习、边学习边服务,摆脱干扰读书,放下应酬学习,沉下身子调研,不断提高办公室服务水平。学习可以增长个人才干。我们经常说,某人理论功底深、思维层次高、工作能力强,其实没有什么奥秘可言,就是坚持不懈学习的结果。我们都要牢固确立“学习为本”、“终身学习”的理念,把学习当成一种生活态度、一种精神追求、一种工作责任,孜孜不倦地学习,持之以恒地钻研,锲而不舍地探索,在追求学习中不断增强综合素质。学习可以找到自身差距。学,然后知不足;不学习感觉不到差距的存在,越学习越感觉到不懂的东西太多。办公室所服务的领导,都有过人的工作能力和较高的领导艺术,特别是市委、市政府主要领导,学历层次高,对谋划区域发展、部署重大项目、处理经济社会生活中的复杂矛盾和问题都技高一筹、高人一等。我们不仅要看到知识上的巨大差距,更要看到学习上的难得机遇,认真学习领导同志厚实的理论功底、丰富的社会实践和高超的领导艺术。

四要敬业奉献,不要敷衍应付。干好秘书工作,就要敬业奉献,最起码要做好三点:一是勤动脑。脑子越动越灵,思维越用越活。要坚持多动脑、多思考,多调研、多分析,学会发现事物之间的联系、洞察现象之中的本质、找出发展背后的规律,及时为领导提供决策参考。二是多动手。办公室工作既有较强的专业性,又有一定的综合性。办公室人员要追求素质全面、争当复合型人才,不能满足于“单打一”,从事事务的不懂文字,搞文字的不适应事务。全面发展就要靠多动手、多练习,以勤奋造就熟练、靠熟练提高悟性、用悟性引发领导共鸣,确保办文经得起推敲、办会经得起检验、办事经得起核查。三是肯吃苦。办公室工作的确受苦、受累,有时还要受气。受苦,就是工作艰苦、生活清苦;受累,就是一天到晚忙个不停,“三更灯火五更鸡,正是秘书写稿时,欲知笔耕苦与乐,甘为他人作嫁衣”,这正是受苦受累的真实写照;受气,就是有时因工作不到位或领导、社会误解而受到批评、抱怨。对此,我们要学会自我减压,学会调整心态,

学会忙里偷闲、苦中找乐。办公室的同志要静如处子,动如脱兔,团结紧张,严肃活泼,该忙的时候要全力去忙,该放松的时候也要健康娱乐。同时,也要坚信,辛勤耕耘必有收获,加倍耕耘必有加倍收获,默默耕耘必有意外收获。

五要开拓创新,不要因循守旧。创新是新宿迁的光荣传统。创新也是提高办公室服务水平的重要举措。如果没有创新,总局限于一些老规矩、老办法、老套路,就永远跟不上领导节拍、达不到满意效果,办公室必将是“一潭死水”。办公室工作也最容易创新,也正是勇于创新,才有网络问政等一些成果。目前,有些同志仍习惯于按部就班,追求四平八稳,行动如同算盘上的珠子,拨一拨才能动一动,有的甚至拨了也不动,活力不足,不思进取。一般来说,高明、开明的领导往往都是喜欢敢于善于创新、敢于善于出点子、提建议的下属。我们要继续保持敢闯敢试的精神状态,始终树立创新观念,坚持想在前、做在前、服务在前,始终用创新的思维对待工作、谋划发展、推动跨越。

六要勇于争先,不要得过且过。总体说,办公室的争先氛围较浓,特别是通过竞争上岗选拔起来的同志,能力、为人、实绩各方面都表现不错,大家也比较认同。但是,也有少数同志惰性思想突出,争先状态不足,主要表现在三个方面:一是在内部分工上,喜欢拎拎包、跑跑腿,不想坐板凳、写材料,热衷于在领导面前表现,不愿在领导背后吃苦。二是在工作开展上,不求有功,但求无过,只求过得去,不求过得硬,懒字当头,庸庸碌碌,喜欢过太平日子。三是在追求进步上,有的同志喜欢论资排辈,不愿比实绩、比贡献,常常把“我是什么时候进办公室的”挂在嘴边,却不讲“我工作做得怎么样、为办公室做了哪些争光的事情”;有的同志在办公室连续干了四、五年而不如后来的同志干四、五个月所做的事情多,却热衷于动不动找熟人打招呼、时不时找领导要提拔。政治上要求进步无可厚非,这也是每个同志做好工作、推动事业不断进步的重要动力。但是必须知道,组织对干部提拔的基础是看其实绩,回报的前提是靠其奉献。要继续坚持“以能力定取舍、凭实绩用人才”的用人导向,坚持看能力,不拘泥于资历深浅;坚持看水平,不拘泥于年龄大小;坚持看实绩,不拘泥于文凭高低;坚持看人品,不拘泥于远近亲疏,真正创造一个公开、平等、竞争、择优的用人环境。

七要正视差距,不要感觉良好。人与人之间的差距是客观存在的,理性地分析差距能激发斗志,催人奋进,助人成长;错误地看待差距会挫伤信心,迷失自我,误入歧途。办公室大多数同志都能正确看待政治上的差距,但也有少数同志自我感觉良好,感觉受了组织亏待,总觉得别人提拔快就是得到了领导的特殊关照,靠的是“跑关系”、“走后门”,却不想在自己身上找原因,不愿在工作上找差

距。对此,我们要经常设身处地“想一想”:想一想领导交给我的任务是不是尽善尽美地完成了,领导满意了吗?想一想与同事比较,我的实绩是不是一流的,大家佩服了吗?想一想自己有没有认识到目前这个岗位的重要性和优越性,机遇珍惜了吗?只要我们经常地“想一想”,不仅能找到差距、而且能找出原因;只要我们全面地“想一想”,不仅能找到差距,而且能找准方向;只要我们深入地“想一想”,不仅能找到差距、而且能找到措施。

八要低调做人,不要颐指气使。大家经常说,要低调做人,但往往很难做到,社会上总有一些人会不时地张扬个性、炫耀财富、暗示地位。但是在办公室工作,必须学会控制情绪、低调做人。这是因为:第一,低调是办公室人员的必备素质。办公室是市政府的形象窗口。我们不经意间的一句话、习以为常的一个行为、司空见惯的一个做法,少数人却会“上纲上线”, 借机发泄不满情绪,甚至引发媒体炒作,带来不必要的麻烦。因此,我们必须时时低调、处处低调,把低调养成一种习惯、成为一种性格,成为办公室工作人员的一种精神特质。第二,低调是维护领导形象的重要方式。在常人眼里,秘书的形象从某种意义上就代表了领导的形象。在日常交往中,要内敛不张扬、厚道不霸道、明理不蛮横、简朴不铺张、谦虚不骄傲、平和不狂妄,始终做到事事防止负面影响、处处维护领导形象。第三,低调是自我成长的长远之计。古人云:“地低成海,人低成王”。欲想成事必先成人,欲想成人必须低调,在办公室工作的每一个同志,都要充分认识到“权位只是脚下的台阶,不是一个人真正的高度;荣耀只是脸上的脂粉,不是一个人真正的肤色”,唯有低调,方为本色,方为领导所欣赏、为同事所认同、为群众所拥护。一个人的形象是干出来、做出来的,不是靠讲出来、吹出来的。办公室的同志都要做到少说多干,讷于言而敏于行,不张扬、不狂妄,尽快成熟、快速成长。

九要维护团结,不要拉帮结伙。懂团结是大智慧,会团结是大本事。《淮南子·兵略训》中言,“千人同心,则得千人力;万人异心,则无一人之用”,意即,如果同心协力,一千个人就会发挥一千个人的力量;如果人心各异,一万个人就连一个人的力量都发挥不出来。“三个和尚没水吃”也是这个意思。办公室人多事多,只有团结共事,才能成就大业。团结是形象,是一个单位政治风气的重要标志。办公室是一个大集体、大家庭,但总有那么几个人,喜欢搞些小团体、做些小动作、制造些小影响,其最终不会有好的结果。大家要强化“大集体”观念,杜绝“小团体”意识,调整好心态,团结一致地做好各项工作。团结是责任,是每个同志应尽的义务。“铁打的营盘,流水的兵”。大家来到办公室的第一天就要想到

离开办公室的那一天,就应倍加珍惜大家在一起的每一天。能够在办公室工作,是一种缘分,每个人对自己更多地要看到短处、“静坐常思己过”,对他人要更多地看到长处、“闲谈莫论人非”。同事之间,要多一点坦诚、少一点虚伪,多一点清雅、少一点世俗,多一点帮助、少一点指责,取长补短,拾遗补缺,切实形成团结和谐的生动局面。团结是力量,是推动各项工作的重要保障。团结出力量,也出干部。实践证明,相互补台才能好戏连台,相互拆台只会一起垮台。我们既要善于团结人,又要善于被人团结,以相融相亲、相互理解、相互给力换来各尽所能、各得其所、各有进步。

十要廉洁自律,不要违法乱纪。办公室绝大部分同志在这方面做得很好,但也有极个别的人出现了一些问题,受到了组织上的处理,必须高度警觉,引以为戒。每位同志,都要认真算好“三笔帐”:一算政治帐。办公室的同志在领导身边工作,身份特殊,地位重要,领导信任,社会尊重。只要我们老老实实做人,踏踏实实工作,绝大部分同志都会有一个好的前程,像建市初在“两办”工作的,现在绝大部分都已走上了领导岗位,有的还是重要领导岗位,但也有把握不好,违法乱纪,一失足成千古恨。二算经济帐。随着经济的发展,公务员工资有较大幅度增长,事业编制人员福利待遇也正在不断改善。我们要比那些不在机关工作的同龄人,相比农民工、城市下岗人员,不知要强多少倍。所以,工作要向高标准的比、永不止步,生活要与低水平的比、甘于满足。三算亲情帐。党纪国法是“高压线”,碰不得、更越不得,一旦触犯,往往家破人亡,妻离子散,身败名裂,追悔莫及。廉洁靠什么?靠教育、靠制度,更靠自律,什么东西不该拿、什么饭不该吃、什么地方不能去,心里要算“明白账”、不做“糊涂人”,不留“把柄”给别人,不留“闲话”给社会,不留“痛苦”给家人,始终保持办公室风清气正的良好环境和党员干部的高风亮节。

有人说,一个人就是一个世界,一个人就该有一部历史,这部历史的撰写者,就是我们自己。这话很有道理。我衷心希望办公室各位同志都能以更加积极的姿态、更加勤奋的工作、更加出色的成绩,书写好在市政府办公室工作的这段历史,谱写出无愧于时代、无愧于社会、无愧于自己的绚丽而华美的人生乐章!

范文二:办公室工作人员要求

办公室工作人员要求

1、早上8:30分上班

2、中午12:00分下班

3、下午1:30分上班

4、下午6:00下班。如有发现未到岗罚款10元。每星期一休息(节假日放假)

1、上班时间必须清扫屋子,物品摆放整齐。下班后,把办公室清扫干净后下班。

2、排好值日表,按照值日表,值日人员当天打扫厕所、厨房。否则罚款20元。

3、每个人把自己的卧室整理干净,被子和日用品保持整洁。

4、办公室住宿人员不得随意带领闲杂人员进出,一经发现罚款50——100元。

5、热水器随时用完关掉电源。

6、上班时间不能吃零食。

7、住宿人员不能随意翻动办公室等物品。若有损坏或遗失,一经核实照价赔偿。

8、住宿人员每月每人交50元水电费用由史媛代收。(每个人必须节约用水电,养成良好的习惯)

9、住宿人员晚上不得大声喧哗,影响楼上下邻居的休息。不得给物业添麻烦。

10、以上条款即日执行,望各位同仁严格遵守,一视同仁。

范文三:做好办公室工作的要求

做好办公室工作的要求

办公室,是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室工作如何,对全面的工作影响很大。 “运筹于帷幄之中,决胜于千里之外。”办公室工作做好了,各项工作的顺利开展也就有了可靠保证。办公室工作要搞好,要求做到以下几点:

一、要有高度的责任感。办公室的工作牵动全局。这就要求办公室干部要具备强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。办公室工作涉及大量机密,每一份文件传达到什么范围,都有具体规定,决不能马虎从事。特别是有些事情涉及政治、经济情报,就更要有高度的责任心,养成保持沉默的习惯,不得出去乱传乱说。办公室工作一定得细致。古人云“一字之失,一句为之蹉跎;一句之误,通篇为之梗塞”。办公室起草的文件,并不要求文字要多优美,但一定要严谨,这要求决不过份,因为这直接关系到工作决策问题。所以一定要有一套基于高度责任心和强烈的事业心的严谨作风。

办公室是一个单位的首脑机关,时时处处要起表率作用。各方面工作包括待人接物、清洁卫生、机关面貌都要注意。办公室是一部完整的机器。这部机器要有明确的责任制、严格的管理、科学的办法,使办公室干部静有其位,动有其规,各司其职,各负其责,做到反应灵敏、运转迅速,适应各方面的需求。 1

二、要高效率开展工作。办公室每天都要处理许许多多的日常丁作事务,解决上下左右、方方面面的各种矛盾和问题。这就需要我们不断提高工作效率。否则,就不能很好地搞好“三个服务”,影响全地区丁作的大局。如何提高工作效率,我认为必须学会运用辩证法,分清层次,认真思考。“审大小而图之,酌缓急而布之,连上下而通之,衡内外而施之。”这就是说,要发挥办公室的整体效能,权衡大事小事、急事缓事,抓大事不放,抓急事先办;沟通上下左右,做到上情下达、内外有别,使各项工作有条不紊地进行。

办公室还有一个重要工作就是发挥参谋作用,及时提出决策建议,并能把领导的决策化为具体意见。如果我们办公室能够综合四面八方的情况,并进行分析,像国外“智囊团”那样,经常提出一些重大的决策建议,就能为领导迅捷进行决策选择提供便利。当前,我们经济建设和社会工作上的难点、热点问题很多,很需要加强调查研究,有针对性地提出分析问题以及解决问题的方法措施,提供各级领导决策参考。

三、实行高水平服务。服务是办公室的一项重要工作。首先要增强超前服务和事后服务意识。例如召重要工作会议,办公室同志要提前到位,尤其是办公室主任、会议记录人员、勤杂事务人员一定要先到场做好会前准备工作,会议结束后还要撰写纪要、文件,检查落实反馈情况等。其次,服务要及时周到。做到能够为领导释流减荷,分忧解围。第三,服务还要高度负责,一 2

丝不苟。例如办公室值班,这是个严格的制度,每分钟都不能离开,不能有空档,否则在这空档出现了紧急情况或重大突发性事件就会酿成责任事故。第四,服务不仅要勤、要诚,而且要灵活。例如接待工作,就得下一番功夫。要建立一套接待制度,有一套统一的对外宣传材料和汇报口径对宾客生活服务要周到热情,努力做到设身处地,急人所急,解人所难,既有特色又省钱;既不超过规定,又让客人满意。

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范文四:办公室人员工作要求

浅谈办公室人员工作要求

办公室是一个企业的综合办事机构,起着承上启下,左右沟通、上下协调、方方面面联系的重要作用。它上要服务于企业领导,下要服务于企业职工及到企业来办事的群众,哪一个方面做的不好,都会带来负面效应。办公室人员素质的高低,个人修养好坏,直接关系到企业整体形象,关系到全局工作能否顺利地开展。同时,办公室工作还具有很大的保密性和实效性。因此,对办公室人员应有与其它相对独立业务部门不同的特殊要求。尽管每个人的性格特点各不相同,优点、缺点很不一致,我想身为办公室人员必须努力做到以下几方面:

一、要全面提高个人综合素质

1、强责任严要求,按时完成工作。办公室人员必须热爱自己的工作,忠实于自己的职责,不能有丝毫的懈怠。领导交办的任务忘记了,或能够想方设法完成的工作敷衍塞责,推脱了事,都不是政治责任感强的表现。

2、善待人亲接物,工作要主动。作为办公室人员,无论对领导,对职工,都应热情周到的服务。工作要主动,态度要和气,办事要尽心。特别是遇有职工来开取证明,了解情况,办公室人员更应放下手头工作,热情接待,尽快办理,绝不能不理不问,听之任之,让职工留下办公室“门难进,脸难看,事难办”的坏印象,给企业的形象抹黑,给领导的脸面抹黑。

3、强理论抓学习,做到各项精通。办公室人员要求既能办事,又能办文。由于每个人性格特点各不相同,因此,领导在分工时会有所侧重,但绝不是说,我搞接待的,可以连简单的报告格式都不知道;我是搞文字的,对外联系工作就可以前怕狼后怕虎,口齿不清,叙事不明,给人留下不好的印象。办公室人员,应衣着整洁大方,待人接物彬彬有礼,处理问题有理、有力、有节。

4、高素质好修养,提高自身形象。办公室人员必须具备一定的素质修养,虽说一个人的素质是以人的先天禀赋为基质,但是后天环境和教育影响也是非常重要的。一个人良好的修养最能体现一个人的品位与价值,一个有很高个人修养的人,才具最具有个性和人格魅力。假如说,身为办公室人员出口就是脏话,语言不规范、接人无礼貌等,对方对本企业整体形象怎么看?

二、必须严格要求自己的行为

办公室是企业的门面,是领导的参谋助手,那么,我们各方面工作都应走在其他部门前面。办公室人员处处都应严格要求自己。一是要严格遵守作息时间,只能提前,不能拖后。上班时间一到,领导、部门、职工很可能立即到办公室办事;会议室正点开会,也需要办公室开门。所以,办公室人员上班是绝不能来晚的,上班后在办公室吃

早点也很不好。作为一个窗口部门,上班后就是要全力以赴地开展工作,而不是去干工作以外的事情工作;二是工作时应精神饱满,集中精力。打瞌睡、听歌、玩电脑游戏、高声谈笑,都会造成很坏的影响,都应在办公室杜绝。三是要严守岗位。身为办公室人员要尽量少请假,如果大家都有事请假,那么工作谁来做呢?确实有病、有事非请假不可也一定要事先请假,而不能事中请假或事后请假。上班时不能串岗聊天,必须要离开时要与同事打招呼,以便相互有个照应。四是要调整好自己的身体状态,处理好工作与家庭事务的关系。由于工作关系,应尽量出满勤,出全勤,把自己的全部精力投入工作。而不应“三天打鱼,两天晒网”,经常请病事假,这样做对工作的影响是很大的。五是要有随时听从工作召唤的思想准备。办公室加班加点是家常便饭,对这一点,要有充分的思想准备,做到要不折不扣,不讲价钱。

三、努力提高个人工作效率

办公室是一个反映迅速、高速运转的枢纽系统,办公室办事效率的快慢,优劣,对整个企业的工作运转结果有着重大影响。办公室遇到的突发性事件也是很多的。很多时候,一件任务未完成,另一件工作又布置下来了。因此,领导交办的工作必须雷厉风行地完成,只能提前,不能延后。不能说,要求25号完成的材料我就拖到25号再写,那么如果23号又布置一个材料,也要25号完成,你怎么办呢?要么完不成,要么就只好粗制滥造了。所以,对于办公室来说,工作布置下来后,有时间就要抓紧完成,说了就办,办就办好。必须做到先工作后休息,而不能先休息后工作。要有工作的紧迫感,不能拖拖拉拉,松松垮垮,那不是办公室的作风。

四、工作要力求细致

办公室的工作既要求效率,又要求准确。该办的事,一件不能忘;文件,要仔细处理,不能丢失。借文签字,归还盖章。重要的文件资料,必须作收文处理,单位印章更要严格管理,严格执行制度;即使短时间离开办公室,重要的文件资料也必须妥善存放,切忌丢失;打印材料,要认真校对,不能疏忽大意。要知道,有时,就是一个小小的粗心或大意,就会给企业带来无法弥补的损失和难以挽救的影响。

五、加强自身学习

办公室作为领导的参谋股室,必须多看多写,加强学习。要多动脑筋,多调查研究,做到嘴勤,腿勤,手勤。要了解国家及上级主管机关的方针政策,注意收集职工反映的热点问题,及时反馈给企业领导和决策层。对可能发生的问题,要有预见性,落实防范措施或预案准备。总之,办公室人员要不断充实自己,加强业务学习,使自己的工作,无论是文字还是事务,都应过得硬,都力争高水平。办公室工作是平凡而琐碎的,办公室人员既辛苦,又劳累。但是,办公室工作又是一个企业不可或缺的一项重要工作。在办公室工作,你可以在工作能力、工作方法、待人处事方面得到长足的进步。因此,作为一名办公室人员,应不断加强自己的道德修养,时时处处严格要求自己,努力改正缺点和不足。我相信,只要我们乐意做有心人,就一定会使自己与合格办公室人员的距离越来越小,最终成为一名基本合格的办公室人员。

范文五:办公室人员工作要求

办公室人员工作要求

一、日常办公环境、用具、用品的管理

(一)办公环境的维护与保养

1、能够为各部门的工作人员提供与工作需要相适应的办公空间、基本设备、机具。

2、能够对所辖办公区域的环境卫生进行管理。

(二)办公用具、用品的使用

1、能够正确接听电话、收发传真,准确记录,并正确传达到当事人。

2、能够使用微机打印机处理各类文字材料。

3、能够使用摄像机、照相机。

(三)办公用品的发放

1、能够发放办公用品。

2、能够根据各部门办公需要,采购办公用品。

(四)车辆管理

1、能够按规定程序使用、安排办公车辆。

2、能够胜任车辆的上户、办证、年审工作。

二、印信管理

印、信管理

1、能够按规定程序保管和使用各种印章、空白介绍信。

2、能够解释印章的种类、作用。

三、文书、公文管理

(一)收文管理

1、能够按规定程序对各种内、外部来文进行分类、传递。

2、能够根据文件进行传递并下达到责任单位。

(二)发文管理

1、能够掌握各种公文格式及日常应用文格式。

2、能够拟写一般文件并送审。

(三)公文存放管理

1、能够按跟踪管理法进行公文管理。

2、能够按要求对文件进行借阅管理。

四、会议管理

(一)会议筹备

1、能够按会议要求进行会议通知。

2、能够按要求进行会场布置。

3、能够对会议所需物品筹备分发。

4、能够按要求通知参会人员,组织会前点名工作。

(二)会中管理

1、能够搞好会中服务。

2、能够做好会议记录、会议记要。

(三)会后管理

能够将会议纪要报告有关领导。

五、证照及档案管理

(一)档案管理

能够按公司规定程序将各种文件、证照、档案资料分类、整理、归档、保管和使用。

(二)证照办理

能够进行各种证照的变更、年检。

六、公共关系能力

(一)接待工作

1、能够胜任一般接待工作。

2、能够掌握一般社交礼仪。

(二)内外关系协调

能够了解运用现有的内外部联络渠道,保证沟通顺畅。

七、综合事务处理能力

(一)合同管理

1、能够填写常用经济合同。

2、能对合同文件进行分类、归档。

(二)收发信函工作

1、能够对企业信函、刊物、报纸及其他资料恰当收签并分发到当事人。

2、能够及时收发电子邮件,并将有关信息传达到当事人。

经理岗位技能标准

一、制定企业发展战略

(一)信息搜集

1、 能够组织搜集国家法规、政策,并按法规政策要求指导企业生产经营活动。

2、能够组织搜集区域内竞争对手的资料,如市场价格、营销模式及手段、新产品研制开发,并及时调整企业的产品结构、产品价格和营销手段等。

3、能够熟练运用微机网络,使用办公、财务软件。

(二)前景分析与预测

1、能够组织搜集国家法规、政策情况。

2、能够及时掌握公司现有客户的需求变化情况,并拟定应对措施。

(三)制定战略规划及决策

1、能根据中长期发展规划进行科学量化的目标和计划分解,并制定保证措施。

2、能够利用现代化的管理技术确定企业的目标及中长期规划,并能用滚动计划技术进行调整,根据目标计划及其调整,不断调整保证措施。

二、市场管理

(一)市场调查与预测

1、能够根据市场调查对未来供求情况、价格变动趋势作出预测和判断。

2、能够根据国家政策变动对未来作出预测。

(二)市场细分与市场定位

1、能够分析各市场的差异并进行评估。

2、能够有效选择目标市场。

(三)销售网的建立与维护

1、能够分析各类销售渠道的优劣,优化销售渠道,降低销售成本。

2、能够指导电子商务活动,并能规避交易风险。

(四)合同管理

1、能够指导国内各类经济合同和各类法律文书。

2、能够建立诉讼防范措施。

(五)广告宣传

1、能够组织审定起草广告宣传方案。

2、能够调查广告宣传效果及评价。

3、能够推测广告投入与销售额的关系。

三、财务管理

(一)财务预算

1、能够组织编写财务预算并对预算进行审核。

2、能够根据情况对预算进行调整。

3、能够审核财务决算,分析予决算差异产生的原因。

(二)成本管理

1、能够确定目标成本。

2、能够制定降低成本的方法并监督执行。

3、能够进行量本利分析。

4、能够正确评价和选择供应商,确定合理库存。用加权平均法计算库存金额。

(三)投资管理

1、能够对不同的投资方案进行定性式评估。

2、能够分析政策的影响并合理利用。

1、

范文六:办公室工作要做到求深求高求严求实

办公室工作要做到求深求高求严求实

作者:刘洪斌(„ 2008-5-20 来源:不详

办公室是机关内设机构的重要部门,必须紧紧围绕全局的中心工作,按照党组的部署和要求,适应新形势,坚持高标准,不断加强和改进工作,做到“求深、求高、求严、求实”,发挥好参谋、助手、协调、服务的作用。

“求深”。办公室处于承上启下、连接左右的枢纽地位,是领导最直接的参谋部门和服务单位。要求办公室工作人员素质要高,能力要强,自我要求要严。要提高素质就必须加强学习。一是要坚持学习政治理论。时时掌握时事,坚持用党的最新理论成果武装头脑,时刻做到有明确的政治方向、坚定的政治立场、正确的政治观点、严格的政治纪律、高度的政治鉴别和政治敏锐性。二是要坚持学习业务知识。在各自的岗位上,要把本职工作干好,就必须把业务学精、学通、学透,力求成为一行一业的明白人,成为一方面的专家。努力把自己培养锻炼成既能把文稿写好,又能把事情办好;既通晓思想政治事务,又能驾驭审计业务工作;既善于做熟悉的工作,又能适应新工作;既善于文秘,又善于组织活动的复合人才,不断提高驾驭全局的能力、综合协调能力、处理复杂问题的能力、做到学以增智,学以致用,成为领导的好参谋、好助手。三是要自觉学习他人长处。要通过发现别人的优点对照自己吸收借鉴,不断提高自身道德修养。坚持学以立德,努力做到“四自四不”,即自重不轻浮,自省不自满,自警不狂躁,自励不懒惰。要争做明白人,处事有思想,工作有思路;做老实人,任劳任怨,埋头苦干,讲求奉献,淡泊名利;做大度量人,能容人容事,取人之长、容人之短,胸怀全局,维护团结。

“求高”。办公室的特殊地位和作用,要求办公室工作必须坚持高起点,高标准。如果安于现状,照搬照抄,满足于“说得过去”,虽然天天辛苦,日日繁忙,工作也只能是平推平庸,很难有亮点、出精品。工作求高标准要坚持做到三个方面。一是要有事业心。在其位谋其政,食其奉终其事。办公室工作人员要有想大事、干大事的气魄,要善于站在领导的角度分析、处理问题,站得高一些,想得深一些,看得远一些。克服“不求无功但求无过”,“领导让干啥就干啥”的被动应付思想,增强工作主动性和责任感,以对党、对人民负责的态度,珍惜自己的工作岗位,自觉维护办公室形象,尽全力做好“份内”之事。二是深入调查研究。调查研究是谋事之基,成事之道,是做好办公室工作必须掌握的基本功。随着改革开放和审计事业的不断发展,可以说经济社会、

各项事业都是突飞猛进,日新月异,伴随而来的新问题、新情况就必须通过抓抓实实地调查掌握实情。唯有把情况摸准、吃透,才能有的放矢,新思路、新方法才能够产生出来。三是要多思考。思想深度决定工作力度和工作成效。办公室工作人员要养成“静下来思考”的习惯。如果不善于思考,就不能把纷繁复杂的问题理出一个头绪,就抓不住问题的关键,工作就抓不到点子上,就会成为一个被动应付的事物主义者,或忙忙碌碌的经验主义者。要学会研究工作,通过思考,提高工作遇见性,及早发现苗头或潜伏的问题;通过思考,不断总结工作规律,提高驾驭复杂局面、解决复杂问题的能力。古人云:运筹帷幄,决胜千里。这个运筹帷幄的功夫,就是把调查了解的情况,去伪存真,去表象抓本质,由现象看趋向的功夫,对办公室人员来说,就是进行优选决策的功夫。

“求严”。没有规矩不成方圆。严明的纪律是做好一切工作的基础和重点保证。只有加强纪律性,办公室才有战斗力、凝聚力,才能切实履行职能。一是要严守政治纪律。要树立大局意识,围绕党组的重大部署,做到目标一致,思想统一,言无异声,行动同步,不该说的话坚决不说,不该做的事绝对不做。二是严守工作纪律。办公室作为制度部门,首先就是要带头执行各项制度,要组织全体人员认真学习,严格遵守和落实,形成良好的工作秩序。三是严守廉政纪律,办公室要做到勤政廉政的表率。办公室工作人员要切实做到不该去的地方坚决不去,不该办的事坚决不办,不该要的东西坚决不要,不允许有特权意识,不允许打着领导的旗号为个人办事。

“求实”。良好的风气和过硬的作风是做好办公室工作的前提条件和保证。坚持求真务实作风,就是要发扬“团结实干,无私奉献,严谨高效,争创一流”的精神,实践“堂堂正正做人,扎扎实实做事”的传统,树立“五种风气”,抓好“一件事”。“五种风气”:一是弘扬实事求是之风。汇报工作、反馈情况要讲真话,说实情,有喜报喜,有忧报忧,传达领导意见要原原本本,不搀假,不歪曲,不搞“中梗阻”。二是笃行言行一致的作风。不浮夸,不做表面文章,不哗众取宠,要实实在在,表里如一,要求别人做到的,首先自己先做到。三是倡导雷厉风行的作风。讲求快节奏、高效率、低成本,凡事讲原则,做事不推委,不拖沓,只争朝夕。四是发扬谦虚谨慎的作风。与上下左右相处要以诚相待,与人为善;要真心真意地为他人服务,不居高临下,不盛气凌人,克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的不良现象。五是实践吃苦耐劳的作风。全身心地投入到学习工作中,专心致志,精益求精,不讲价钱,不惜力气,不患得患失,不斤斤计较,甘于寂寞和奉献。抓好“一件事”,就是抓好各项决策和重大事项以及各项工作任务的督查落实。要坚持做到有部署必有查,有查必有果,事事有落实,件件有回音,切实取得实效。

范文七:办公室(行政管理)工作要求办公室工作人员素质要求

办公室行政管理

办公室是一个组织内直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好服务,是单位运转的枢纽,是对内、对外的窗口。在不同类型的组织中,在都设有办公室这一机构。性质不同、规模不等的组织,办公室的工作内容略有不同,下设机构也有一些差异。但一般来说,办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等几个方面职能。

办公室是从属于组织决策层并为其提供必要的辅助服务的部门,它围绕单位的中心工作,向领导提出决策建议并督促决策的落实,是决策层的延伸。

一、办公室工作的主要内容

随着组织所处的时期和担负中心任务的不同,办公室的工作内容也有变化,但其常规工作可以概括为以下几个方面。

1、办文工作

办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分三项事务:

(1)文字工作,主要指文书、信函、稿件等的撰写,包括领导需要的各种文字材料的准备和起草。

(2)文书处理和档案工作,主要指文件办理方面的工作,如文书的打印、制作、收发、运转、传递,机要文件的传递、立卷、归档、保存等工作。

(3)电子文件的撰写、传输、管理、归档等方面的工作,如电子邮件的发送、电子文件数据库的建立、管理与检索等。

2、办会工作

办会工作指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作,包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。

3、办事工作

办事工作大体分为信息工作、技术工作、日常行政事务工作、临时交办工作四大项。

(1)信息工作,广义上说,党政机关的政策研究、公司企业的市场预测分析和调查、领导决策前的调查研究与情况综合、情报动态的每日分析整理、组织内简报的

编发等,都是信息工作,收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等,也是信息工作。

(2)技术工作,主要指机要工作、现代办公设备设施的使用维护工作。机要工作指组织内机密文件的保管、传递、以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实。计算机安全工作主要指计算机信息安全工作,如防黑客袭击、防计算机病毒、信息安全教育等现代办公设备设施的使用和维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等。

(3)日常和行政事务工作,主要指值班、接待、印章管理、环境管理、车辆管理、财务管理、后勤管理、对外联络、安排领导活动等。

安排领导活动是一项复杂、细致而又很具体的工作,指为领导的个体和群体安排的各种活动,包括各种会议、外出参观考察、调查研究、检查指导工作、外事工作等。办公室在安排领导活动时,要在满足工作需要的前提下尽量从简,减少领导不必要的社会性应酬活动,保证领导有足够的时间,集中精力抓好大事,搞好调查研究。

督查是办公室一项重要工作,督查是指办公室围绕单位的中心工作、重要决策和领导的重要批示,对负责承办的部门和责任人员进行督促和检查,协助做好必要的沟通工作,以保证承办事项按时落实。

在党政机关还专门设立信访办公室,负责办理群众来信,接待群众来访及相关事项,同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。其他组织一般不设立信访室,类似工作由值班秘书接待办理。在不设公关部的公司企业,办公室还承担公关事务。

(4)临时交办工作,在日常工作中,领导经常有事临时事项交由办公室去具体承办落实。

办公室工作综合性很强,既涉及政治方面,也涉及经济、文化方面,还可能涉及法律、法规等,需进行各方面的协调。在具体业务中,如承办文电,不论是上报还是下发,往往涉及几个部门会签或办理,需要办公室一一沟通、协商并组织落实。由此可以看出,办公室工作人员必须有宽泛的知识背景、较强的办事能力、较高的工作效率和良好的工作作风。

二、办公室工作的特点

办公室所担负工作的性质决定了它具有辅助性、事务性、综合性、中枢性、机要

性等特点。

1、辅助性

办公室是为领导及整个组织提供辅助支持、服务的部门,辅助首先必须服从于领导,在工作中体现领导的意志,不可超越自己的管理权限,违背组织方针自行其是。办公室工作的辅助性主要体现在两方面:第一,全力支持组织的各项工作。这是指办公室辅助领导对组织的各项工作进行沟通、协调和督促检查,必要时要调动所掌握的信息人力及物力,协助有关人员及部门完成工作。第二,就是以协助者的角色完成各项工作。办公室是协助领导层工作的机构,除领导授权外,一般它对各职能机构和各项工作的管理没有直接的指挥和监督权力,只承担协调和服务等辅助性管理工作,以协助者的角色推进领导决策的落实,不能擅作决定,自作主张。

2、事务性

办公室工作的事务性表现在办公室工作的方方面面。值班、接待、公文运转、后勤服务等,很多都是非常具体、琐碎的事务。有人认为办公室整天为别人忙,工作价值不高,但事实并非如此。首先,这些工作是维系组织正常运转的重要组成部分,需要有专门的部门或人员去完成,而组织分工恰恰是将这样的职能和使命赋予了办公室。其次,这些工作平常似乎不引人注意,但却是基础性的工作,其价值会通过领导及其他管理人员的工作折射出来。

3、综合性

办公室工作以单位中心工作和主要领导为服务重点,为领导的工作提供全方位的支持,因此,领导的工作目标就是办公室的工作目标,领导的工作重点就是办公室的工作重点。领导的工作是综合性、全局性的工作,所以办公室的工作必然是综合性、全局性的工作。办公室具有综合协调职能。涉及单位全局的工作,往往由办公室牵头,协调组织内各部门完成任务。办公室的业务可能涉及组织内各个部门、各位工作人员,起组织、综合协调、督促检查等作用。

4、中枢性

办公室不同于其他职能部门,它附属于管理层,作为领导的助手, 是领导的延伸,为整个组织活动输送信息,沟通协调,组织联络,处理组织活动所产生的内部事务;如果没有这些工作,组织将无法正常运转。它是联系上下、沟通左右的桥梁,是组织同外界各方面联络的窗口,因此它是组织中名副其实的中枢机构。

5、机要性

办公室在工作过程中,由于离领导层较近,得知的组织消息更多更早,如有关政策的修改和人员的任免等,这些信息具有一定的机要性,并且不适宜在更大的范围内和更早的时间为一般人员所知晓,这就需要办公室人员在履行职能的过程中具有一定的保密意识。

三、办公室的作用

办公室的作用是指办公室通过其职能发挥在组织运转中所起的作用,包括以下四个方面。

1、参谋与助手作用

办公室的参谋与助手作用主要表现在辅助领导决策上。办公室必须准确理解上级精神,了解和掌握本单位的实际情况,对各方面信息进行处理,为领导决策提供真实可靠的依据。办公室的参谋与助手职能还表现在决策的贯彻执行上。决策已定,办公室必须加强督促和检查,注意搜集各种反馈信息,供领导检验决策、调整、修正决策。

2、枢纽与心脏作用

如果把一个组织比作铁路部门,那么办公室就好比列车的编组站;如果把组织比作一个人,那么办公室就是连接大小动、静脉血管的心脏。一个组织就是一个系统,它既存在和服从予更大的系统,又有自己相对独立又相互联系的子系统,这样就构成了一个整体。而具体体现这个整体中领导与被领导关系的,实现系统中诸因素相互联系的,就是办公室。它承上启下、沟通左右、联络八方,对于一个组织来说,须臾不可少。

3、协调与沟通作用

一个组织内步调一致、协同前进,才能胜利完成工作任务。要做到这一点,必须不断加强组织内、外部联系,互通信息,相互理解,求得支持,统一步伐。办公室要协调单位和主级领导部门以及没有隶属关系部门的关系,协调办公室与其他部门的关系,协调本单位与下级领导机关的关系,协调办公室内部的关系。它还要协调领导与领导的关系,领导与群众的关系,组织内部其他部门之间的关系。通过协调,理顺关节,沟通上下左右,消除隔阂,统一认识,求得和谐。

4、形象与管家作用

办公室是组织对外形象展示的窗口,组织的精神风貌、政策水平、工作作风、办事效率都可以通过这个窗口反映出来。办公室还是个管家,它肩负多种任务,吃、喝、用、住、行、资产管理等无所不包;一些突击性、临时性的工作均由办公室这个管家受理,其他专业部门职责范围之外的事项往往也通过办公室来协调、落实。

办公室的窗口和管家职能还有更深一层的含义,那就是办公室的把关作用:办公室要把好文字关,提高公文质量,削低“文山”;办公室要把好财物关,厉行节约,反对浪费,用较少的投入换来较多的产出;办公室要把好会议关,加强会议的审查,不该开的会坚决不开 ,能合并的会合并开,能开电话会的就不见面开,以提高工作效率;办公室还把好信息关,要对各方面信息进行精选、提炼、加工,为领导决策提供全面、真实、高质量的信息。

四、办公室人员的职业素质

“参与政务、协调事务、做好服务”的角色定位,决定了办公室工作的重要性,也决定了办公室工作人员必须具备的职业道德素养。 我国早在封建社会就已经出现了辅佐各级官员办公的幕友、师爷的他们可以被看作是秘书的前身,其素质备受人们重视。曾有人将对幕友、师爷的素质要求归纳为“十不”:一笔好字不错;二等才情不露;三斤酒量不吐;四季衣服不当;五子围棋不悔;六出昆剧不推;七字歪诗不迟;人张马吊不查;九品头衔不选;十分和气不俗。从这里不难看出做个称职的幕友、师爷,既要有写一笔好字、才思敏捷、记忆力强这样的技能,也要兼具琴棋书画多方面的艺术修养,还要做谦谦君子,有不慕功名、甘居人后的人品。其中不少内容在今天依然适用。

今天对办公室人员的职业素质要求主要体现在职业道德、职业意识、职业能为三方面。

1、办公室人员的职业道德

所谓职业道德,是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用,成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度,从而促使人们不断增强职业道德观念,不断提高服务水平。办公室工作人员的职业道德素养,主要有以下八个方面:

(1)良好的品格

品格是指人对现实的稳固态度及其习惯化的行为方式,主要表现为:

①对现实的态度,是一个人的基本道德品质,是个人品格中的核心内容。如爱集体、爱劳动;敬业爱岗、或者自私、孤僻、好逸恶劳、妄自尊大等。

②情绪特征,主要指情感方面的强弱、持续时间的长短等。

③意志特征,如行为目标是否明确坚定,行为的自控水平,遇事镇定果断与否等。 ④理智特征,是在想象事物的过程中表现为理想主义还是现实主义、在感知事物的过程中是主动观察还是被动感知。

一个人的品格对工作和生活影响很大。办公室人员应当具备良好的品格严格要求自己,克服不良习惯,主动适应工作环境来开展工作。

(2)忠于职守

忠于职守是指办公室工作人员忠于办公室这个特定的岗位、职责。大而言之是忠于党、国家和人民利益;小而言之,是指忠于本单位的利益,这两者从根本上说是统一的。办公室工作人员忠于职守表现在能及时发现工作中的问题,敢于诤谏,表现在对工作认真负责,及时请示、汇报手检查、总结,严格执行领导的指示,反映信息及时、准确。忠于职守还意味着恪守本分,甘当助手、配角,甘当无名英雄, 不越权或滥用职权。

(3)公道正派

办公室工作人员只有公道正派才能做到胸襟宽阔,在工作中充满朝气和活力。 办公室工作人员经常接触领导,与领导熟悉、关系密切。这种情况下尤其要注意自重自强,不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导、阿诀奉承、溜须拍马。对待来宾,不管是上级领导,还是基层群众,不论其资历高低职务大小,都要一视同仁、平等相待。切忌因人而异,亲疏有别。更不能看来头办事情,随风转。

(4)严守机密

办公室工作人员在领导身边的机会多,接触的内部文件多,参加重要会议多,接触机密多。要严格执行国家有关保密规定,严守党和国家的机密,不在任何场合向任何人炫耀和泄露,以免给党和国家造成损失。要做到不该说的机密绝对不说;不该知道的机密不要打听;私人通信、电话不得涉及党和国家的机密;不得在不利于保密的场合谈论机密;私人笔记本不能记党和国家机密;接人互联网的电脑不能存储机密;未经领导批准,不得随身携带机密文件。

(5)讲求效率

办公室工作人员一定要注重工作效率,在日常工作中,当场可以办理的事,就不要说“研究研究”;当日可以处理完的,就不要推到明天;急事要马上落实。“雷厉风行”应该是办公室工作人员的工作原则和应有作风。

(6)恪守信用

办公室工作严谨缤密、责任重大。办公室工作人员在工作交往中应恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时;接受任务如不能按期完成,必须及时汇报,不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻易允诺别人所托而自己又力所不能及的事情,一旦允诺就应该尽一切力量去办到。

(7) 善于合作

办公室工作人员工作头绪多、涉及面广,往往环环相扣,非单枪匹马所注完成。办公室工作人员要善于同他人密切配合,步调一致,才能顺利完成任务。善于合作既要求对同事尊重和理解,也要求公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任。

(8)文明礼貌

办公室工作人员待人接物一定要文明礼貌,举止大方、谈吐文雅、常带微笑。具体可概括为职业道德十规则,即礼貌而不居高临下;诚实而不弄虚作假;参谋而不越权行事;谦虚而不傲上凌下;谨慎而不唯唯诺诺;公正而不见风使舵;敬业而不妄自尊大;敬重而不阿诀奉承;慎言而不谈论是非;本分而不炫耀示人。

2、办公室人员的职业意识

职业意识是指在职业选择与定向过程中,对未来或已经从事的职业的认识、评价及自己相应的情感态度等心理成分的综合,它是职业道德、职业操守和职业行为等职业要素的总和。作为在领导身边工作的办公室人员,应具备的职业意识主要是幕后意识、信息意识、多能意识、时间意识、合作意识和保密意识。

(1)幕后意识

幕后意识是指办公室人员应认识到办公室工作的辅助性、服务性,其工作成绩一般不会独立完整地显示出来,而是附着于单位整体工作成绩或领导的有效决策及以后的贯彻之中。在鲜花和荣誉面前 ,要摆正自己的位臵,甘当幕后英雄,不夺领导风采,维护领导形象。

(2)保密意识

办公室人员在领导身边工作,了解本单位人事、财务或政策等方面的信息要比其他人多一些、早一些,如果办公室人员保密意识不强 ,在一些敏感信息还没有公布于众之前提前泄露出去,会使领导处于被动地位,不利于工作的开展。办公室人员要严格遵守有关保密规定,做好文件保密、会议保密、通信保密、办公自动化设备保密。

(3)时间意识

办公室工作琐碎繁杂,办公室人员不仅要做好办公室日常事务性王作,还要接待来访宾客,为领导交办的临时性工作奔波。办公室人员要有很强的时间观念,对工作有统筹计划和安排,今日事今日毕,不能养成拖拉的习惯,提高工作效率。

(4)合作意识

办公室是一个组织或部门的枢纽和心脏,它担负着上传下达、内外联系、沟通协调的任务,和方方面面发生着这样那样工作上的联系。办公室人员必须具备良好的协作必态和合作精神,能帮助别人的事就不推诿,需要别人帮助或配合时应诚恳礼貌,只有这样,才能赢得别人的尊重、体谅与配合。

(5)信息意识

随着互联网的日益发展和渗透,办公室人员收集、筛选和利用信息的能力从一个侧面来说,可以反映他们工作效率的高低,证明他们工作能力的强弱。要履行好“参政议政、辅助决策”的职能,就要熟悉各种信息获取方法,了解和掌握工作各方面的相关信息。

(6)多能意识

现代社会对办公室工作人员的要求是多方面和全方位的:不仅要具备基本的办文、办会和办事能力,还要能够充当领导的参谋或“外脑”,辅助领导决策,并有较强的沟通协调能力和组织策划能力等。

3、公室人员的职业能力

办公室人员应具备的职业能力主要可从知识结构、办公能力两个方面来概括。

(1)知识结构

办公室工作综合性强,接触面广,办公室工作人员必须具有广搏的知识与合理的知识结构,才能视野开阔,工作游刃有余。

①基础知识。主要包括科学文化知识、基本政治理论、政策法规基础、计算机和网络基础知识四大部分。有了科学文化基础知识,才能谈得上学习和掌握其他的知

识;只有掌握了正确的世界观和方法论,才能在工作中表现出坚定正确的政治方向和较高的理论水平;了解党的现行路线、方针运政策,国家宪法和法律,各种行政法规和部门的规章制度,才能准确理解、执行上级意图,依法办事;熟悉、熟练运用计算机网络知识,才能够适应现代办公自动化的要求,提高 工作效率。

②专业知识。专业知识是办公室人员知识结构的核心内容,主要有工作背景知识、办公室工作专业知识和相关知识三部分。

工作背景知识。办公室工作人员在哪一行业工作,就应学会哪一行业的专业知识。如在政府机关工作的就必须有行政管理知识;在医药部门工作的要有医药卫生知识;在农业部门工作的,就要有农业科学知识;在学校和文化团体工作,则要具有教育学、文化学等方面的知识等。

办公室工作专业知识。包括秘书学、文书学、应用写作、档案管理、办公设备使用与维护、行政管理学、领导学、信息学、信访学、调研学、速记学等。

相关知识。相关知识是指与专业知识密切相关而又有区别的知识 ,学习这些知识对于提高办公室人员的工作效率和水平,具有重要的意义。主要有:方法论知识、如系统论、信息论、 控制论等;心理学知识、包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学、秘书心理学等;社交知识、包括人际关系学、公共关系学、礼仪学等;财务会计知识,包括会计学、财务报表等;其他科学知识,主要是行为学、预测学、咨询学、伦理学、编辑学、传播学、文学艺术等。

(2)办公能力要求

作为办公室的主要人员,主要应具备以下一些能力:

①良好的写作能力。写作能力是办公室工作人员的基本功。办公室需要经常撰写各种文稿,很多单位招聘秘书的要求之一就是会写文稿及进行文件处理二秘书在起草文件时应突出重点,观点鲜明,逻辑、层次清晰;公文处理要快速及时,避免出现起草文件事无巨细,轻重不分,词不达意的情况。这就要求每个工作人员不仅应具备一般的写作能力和写作技巧,而且应 熟知各种应用文体的写作。

②口头表达能力。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。办公室工作人员虽然很少去演说,但却要经常说话:上传下达要说话,汇报情况要说话,接待来访要说话,打电话要说话。说话机会如此之多,就须讲究说话艺术,一要清楚明白,二要注意分寸,三要生动活泼,四要反应敏捷。

③办事能力。能办事是办公室人员的优势所在,这主要表现在善于协调各种关系上:一是与领导关系的协调。办公室人员要熟悉和了解领导的性格、习惯、工作方法,自觉地站在领导的立场去思考和处理问题。办公室人员办事,不能超越领导的授权范围,更不能违背领导的意图。二是领导与群众关系的协调。办公室人员是沟通领导与群众联系的桥梁,协调领导与群众的关系是办公室职责所在。三是职能部门之间的协调。办公室人员应及时地向各个部门传达领导意见,协调好各职能部门工作。此外,在某些场合办公室要代表单位进行内外关系协调,这要求办公室人员要有公关意识,善于树立良好的组织形象。

④熟练使用现代信息技术的能力。随着以计算机和网络技术为代表的现代办公设备大量进入办公室,办公室工作人员的思维方式、行为方式(主要是工作、学习方式)和自身素质首当其冲地受到现代信息技术和网络技术的冲击和挑战,这突出表现在信息技术所带来的阅读方式、写作方式、通讯方式和信息查找等方面的重大变革上和办公现代化设备的充分运用上。所有这一切变化,都要求我们办公室人员必须具备熟练使用现代信息技术的能力。

⑤敏锐的分析判断能力。办公室人员作为领导的参谋和助手,还需要有敏锐的思维和善于发现问题的能力,灵敏的信息嗅觉和较强的洞察、判断能力。主要善于综合分析,善于在错综复杂的情况下抓住问题的关键,并为领导找出解决矛盾、问题的途径。

⑥社交能力。办公室工作人员在日常工作中要接触许多人,应付许多交往活动,待人接物是办公室工作的重要组成部分。因此,办公室工作人员需要了解人际交往的特点,克服人际交往的心理障碍,掌握人际交往的原则和方法。这样,才能处理好同各个方面的关系,建立起和谐融洽的工作环境。

另外,办公室工作人员还应该具备良好的心理素质,较强的学习能力、调研能力等。

五、办公室人员应该具备的工作作风

办公室人员的作风,关系到办公室工作乃至本单位的工作质量、办事效率、精神面貌和总体形象,办公室人员只有不断加强自身的作风修养,才能在参与政务、管理事务飞搞好服务的过程中,更好地体现团结、勤奋、廉洁、高效、务实、创新的精神,把办公室各项工作做好。办公室人员作风修养是多方面的,包括思想作风修养、工作

作风修养、生活作风修养等。可以用以下十个字概括:勤、深、实、谦、细、快、廉、严、稳、和。

勤:勤奋努力,勤勤恳恳。在日常工作中做到手勤、腿勤、眼勤、嘴勤、脑子勤。 深:深入实际,深入群众,领会上情,吃透下情。

实:求真务实,实是求是。不搞形式主义,不唯书,不唯上,只唯实。有喜报喜,有忧报忧,不说大话、空话、假话、套话。

谦:谦虚谨慎,谦恭谦让。只有虚怀若谷,谦以待人,才能博闻广收,搞好协调;只有谦虚谨慎,才能头脑清醒,持之有度。对领导要谦恭尊重,不卑不亢,尽心服务,积极主动地当好参谋助手,不能不讲分寸,喧兵夺主,越俎代庖,揽权越位。与同级或基层单位的同志打交道,要待人以礼,待人以诚,平等商量,以理服人,多向别人请教,切不要以自己在领导身边工作而妄自尊大,更不能以领导自居,盛气凌人,颐指气使。

细:细致周到,一丝不苟。办公室工作无小事,哪个环节有疏漏都会贻误工作,造成损失。

快:节奏要快,雷厉风行。比如对突发事件的处理。

廉:廉洁奉公,廉政为民。严格遵守单位廉政建设各项规定。

严:严守纪律,严格要求。模范执行单位各项规定,对工作和个人作风都要严格要求。

稳:稳重沉着,稳妥可靠。办公室工作千头万绪,既要办理琐碎小事,又要处理大事、要事、争事、难事,这就需要办公室人员要做到心中有数,沉着冷静,稳重妥帖,应付自如。越是急难新重的任务,越是遇到棘手问题,尤其是处臵突发事件,越要分清轻重缓急,抓住主要矛盾,泰然处之,考虑周全,内紧外松,举重若轻,稳扎稳打,妥善处理。切不可手忙脚乱,惊慌失措,毛毛躁躁,乱了阵脚,失去方寸。

和:团结协作,善与人和,这样才能营造一个良好的工作氛围。

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范文八:办公室(行政管理)工作要求_办公室工作人员素质要求

办公室行政管理

办公室是一个组织内直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好服务,是单位运转的枢纽,对内、对外的窗口。具有办文、办会、办事、沟通协调等几个方面职能。是从属于组织决策层并为其提供必要的辅助服务的部门,它围绕单位的中心工作,向领导提出决策建议并督促决策的落实,是决策层的延伸。

一、办公室工作的主要内容

随着组织所处的时期和担负中心任务的不同,办公室的工作内容也有变化,但其常规工作可以概括为以下几个方面。

1、办文工作

办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分三项事务:

(1)文字工作,主要指文书、信函、稿件等的撰写,包括领导需要的各种文字材料的准备和起草。

(2)文书处理和档案工作,主要指文件办理方面的工作,如文书的打印、制作、收发、运转、传递,机要文件的传递、立卷、归档、保存等工作。

(3)电子文件的撰写、传输、管理、归档等方面的工作,如电子邮件的发送、电子文件数据库的建立、管理与检索等。

2、办会工作

办会工作指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作,包

括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。

3、办事工作

办事工作大体分为信息工作、技术工作、日常行政事务工作、临时交办工作四大项。

(1)信息工作,广义上说,党政机关的政策研究、领导决策前的调查研究与情况综合、情报动态的每日分析整理、组织内部简报的编发等,都是信息工作,收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等,也是信息工作。

(2)技术工作,主要指机要工作、现代办公设备设施的使用维护工作。机要工作指组织内机密文件的保管、传递、以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实。计算机安全工作主要指计算机信息安全工作,如防黑客袭击、防计算机病毒、信息安全教育等现代办公设备设施的使用和维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等。

(3)日常和行政事务工作,主要指值班、接待、印章管理、环境管理、车辆管理、财务管理、后勤管理、对外联络、安排领导活动等。

安排领导活动是一项复杂、细致而又很具体的工作,指为领导的个体和群体安排的各种活动,包括各种会议、外出参观考察、调查研究、检查指导工作、外事工作。

督查是办公室一项重要工作,督查是指办公室围绕单位的中心工作、重要决策和领导的重要批示,对负责承办的部门和责任人员进行督促和检查,协助做好必要的沟通工作,以保证承办事项按时落实。

(4)临时交办工作,在日常工作中,领导经常有事临时事项交由办公室去具体承办落实。

办公室工作综合性很强,既涉及政治方面,也涉及经济、文化方面,还可能涉及法律、法规等,需进行各方面的协调。由此可以看出,办公室工作人员必须有宽泛的知识背景、较强的办事能力、较高的工作效率和良好的工作作风。

二、办公室工作的特点

办公室所担负工作的性质决定了它具有辅助性、事务性、综合性、中枢性、机要性等特点。

1、辅助性

办公室是为领导及整个组织提供辅助支持、服务的部门,辅助首先必须服从于领导,在工作中体现领导的意志,不可超越自己的管理权限,违背组织方针自行其是。办公室工作的辅助性主要体现在两方面:第一,全力支持组织的各项工作。这是指办公室辅助领导对组织的各项工作进行沟通、协调和督促检查,必要时要调动所掌握的信息人力及物力,协助有关人员及部门完成工作。第二,就是以协助者的角色完成各项工作。办公室是协助领导层工作的机构,除领导授权外,一般它对各职能机构和各项工作的管理没有直接的指挥和监督权力,只承担协调和服务等辅助性管理工作,以协助者的角色推进领导决策的落实,不能擅作决定,自作主张。

2、事务性

办公室工作的事务性表现在办公室工作的方方面面。值班、接待、公文运转、后勤服务等,很多都是非常具体、琐碎的事务。有人认为办公室整天为别人忙,工作价值不高,但事实并非如此。首

先,这些工作是维系组织正常运转的重要组成部分,需要有专门的部门或人员去完成,而组织分工恰恰是将这样的职能和使命赋予了办公室。其次,这些工作平常似乎不引人注意,但却是基础性的工作,其价值会通过领导及其他管理人员的工作折射出来。

3、综合性

办公室工作以单位中心工作和主要领导为服务重点,为领导的工作提供全方位的支持,因此,领导的工作目标就是办公室的工作目标,领导的工作重点就是办公室的工作重点。领导的工作是综合性、全局性的工作,所以办公室的工作必然是综合性、全局性的工作。办公室具有综合协调职能。涉及单位全局的工作,往往由办公室牵头,协调组织内各部门完成任务。办公室的业务可能涉及组织内各个部门、各位工作人员,起组织、综合协调、督促检查等作用。

4、中枢性

办公室不同于其他职能部门,它附属于管理层,作为领导的助手, 是领导的延伸,为整个组织活动输送信息,沟通协调,组织联络,处理组织活动所产生的内部事务;如果没有这些工作,组织将无法正常运转。它是联系上下、沟通左右的桥梁,是组织同外界各方面联络的窗口,因此它是组织中名副其实的中枢机构。

5、机要性

办公室在工作过程中,由于离领导层较近,得知的组织消息更多更早,如有关政策的修改和人员的任免等,这些信息具有一定的机要性,并且不适宜在更大的范围内和更早的时间为一般人员所知晓,这就需要办公室人员在履行职能的过程中具有一定的保密意识。

三、办公室的作用

办公室的作用是指办公室通过其职能发挥在组织运转中所起的作用,包括以下四个方面。

1、参谋与助手作用

办公室的参谋与助手作用主要表现在辅助领导决策上。办公室必须准确理解上级精神,了解和掌握本单位的实际情况,对各方面信息进行处理,为领导决策提供真实可靠的依据。办公室的参谋与助手职能还表现在决策的贯彻执行上。决策已定,办公室必须加强督促和检查,注意搜集各种反馈信息,供领导检验决策、调整、修正决策。

2、枢纽与心脏作用

如果把一个组织比作铁路部门,那么办公室就好比列车的编组站;如果把组织比作一个人,那么办公室就是连接大小动、静脉血管的心脏。一个组织就是一个系统,它既存在和服从予更大的系统,又有自己相对独立又相互联系的子系统,这样就构成了一个整体。而具体体现这个整体中领导与被领导关系的,实现系统中诸因素相互联系的,就是办公室。它承上启下、沟通左右、联络八方,对于一个组织来说,须臾不可少。

3、协调与沟通作用

一个组织内步调一致、协同前进,才能胜利完成工作任务。要做到这一点,必须不断加强组织内、外部联系,互通信息,相互理解,求得支持,统一步伐。办公室要协调单位和主级领导部门以及没有隶属关系部门的关系,协调办公室与其他部门的关系,协调本单位与下级领导机关的关系,协调办公室内部的关系。它还要协调领导与领导的关系,领导与群众的关系,组织内部其他部门之间的

关系。通过协调,理顺关节,沟通上下左右,消除隔阂,统一认识,求得和谐。

4、形象与管家作用

办公室是组织对外形象展示的窗口,组织的精神风貌、政策水平、工作作风、办事效率都可以通过这个窗口反映出来。办公室还是个管家,它肩负多种任务,吃、喝、用、住、行、资产管理等无所不包;一些突击性、临时性的工作均由办公室这个管家受理,其他专业部门职责范围之外的事项往往也通过办公室来协调、落实。

办公室的窗口和管家职能还有更深一层的含义,那就是办公室的把关作用:办公室要把好文字关,提高公文质量,削低“文山”;办公室要把好财物关,厉行节约,反对浪费,用较少的投入换来较多的产出;办公室要把好会议关,加强会议的审查,不该开的会坚决不开 ,能合并的会合并开,能开电话会的就不见面开,以提高工作效率;办公室还把好信息关,要对各方面信息进行精选、提炼、加工,为领导决策提供全面、真实、高质量的信息。

四、办公室人员的职业素质

“参与政务、协调事务、做好服务”的角色定位,决定了办公室工作的重要性,也决定了办公室工作人员必须具备的职业道德素养。 我国早在封建社会就已经出现了辅佐各级官员办公的幕友、师爷的他们可以被看作是秘书的前身,其素质备受人们重视。曾有人将对幕友、师爷的素质要求归纳为“十不”:一笔好字不错;二等才情不露;三斤酒量不吐;四季衣服不当;五子围棋不悔;六出昆剧不推;七字歪诗不迟;八张马吊不查;九品头衔不选;十分和气不俗。从这里不难看出做个称职的幕友、师爷,既要有写一笔好

字、才思敏捷、记忆力强这样的技能,也要兼具琴棋书画多方面的艺术修养,还要做谦谦君子,有不慕功名、甘居人后的人品。其中不少内容在今天依然适用。

今天对办公室人员的职业素质要求主要体现在职业道德、职业意识、职业能为三方面。

1、办公室人员的职业道德

所谓职业道德,是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用,成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度,从而促使人们不断增强职业道德观念,不断提高服务水平。办公室工作人员的职业道德素养,主要有以下八个方面:

(1)良好的品格

品格是指人对现实的稳固态度及其习惯化的行为方式,主要表现为:

①对现实的态度,是一个人的基本道德品质,是个人品格中的核心内容。如爱集体、爱劳动;敬业爱岗、或者自私、孤僻、好逸恶劳、妄自尊大等。

②情绪特征,主要指情感方面的强弱、持续时间的长短等。 ③意志特征,如行为目标是否明确坚定,行为的自控水平,遇事镇定果断与否等。

④理智特征,是在想象事物的过程中表现为理想主义还是现实主义、在感知事物的过程中是主动观察还是被动感知。

一个人的品格对工作和生活影响很大。办公室人员应当具备良好的品格严格要求自己,克服不良习惯,主动适应工作环境来开展工作。

(2)忠于职守

忠于职守是指办公室工作人员忠于办公室这个特定的岗位、职责。大而言之是忠于党、国家和人民利益;小而言之,是指忠于本单位的利益,这两者从根本上说是统一的。办公室工作人员忠于职守表现在能及时发现工作中的问题,敢于诤谏,表现在对工作认真负责,及时请示、汇报手检查、总结,严格执行领导的指示,反映信息及时、准确。忠于职守还意味着恪守本分,甘当助手、配角,甘当无名英雄, 不越权或滥用职权。

(3)公道正派

办公室工作人员只有公道正派才能做到胸襟宽阔,在工作中充满朝气和活力。

办公室工作人员经常接触领导,与领导熟悉、关系密切。这种情况下尤其要注意自重自强,不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导、阿诀奉承、溜须拍马。对待来宾,不管是上级领导,还是基层群众,不论其资历高低职务大小,都要一视同仁、平等相待。切忌因人而异,亲疏有别。更不能看来头办事情,随风转。

(4)严守机密

办公室工作人员在领导身边的机会多,接触的内部文件多,参加重要会议多,接触机密多。要严格执行国家有关保密规定,严守党和国家的机密,不在任何场合向任何人炫耀和泄露,以免给党和国家造成损失。要做到不该说的机密绝对不说;不该知道的机密不要打听;私人通信、电话不得涉及党和国家的机密;不得在不利于保密的场合谈论机密;私人笔记本不能记党和国家机密;接人互联网的电脑不能存储机密;未经领导批准,不得随身携带机密文件。

(5)讲求效率

办公室工作人员一定要注重工作效率,在日常工作中,当场可以办理的事,就不要说“研究研究”;当日可以处理完的,就不要推到明天;急事要马上落实。“雷厉风行”应该是办公室工作人员的工作原则和应有作风。

(6)恪守信用

办公室工作严谨缤密、责任重大。办公室工作人员在工作交往中应恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时;接受任务如不能按期完成,必须及时汇报,不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻易允诺别人所托而自己又力所不能及的事情,一旦允诺就应该尽一切力量去办到。

(7) 善于合作

办公室工作人员工作头绪多、涉及面广,往往环环相扣,非单枪匹马所注完成。办公室工作人员要善于同他人密切配合,步调一致,才能顺利完成任务。善于合作既要求对同事尊重和理解,也要求公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任。

(8)文明礼貌

办公室工作人员待人接物一定要文明礼貌,举止大方、谈吐文雅、常带微笑。具体可概括为职业道德十规则,即礼貌而不居高临下;诚实而不弄虚作假;参谋而不越权行事;谦虚而不傲上凌下;谨慎而不唯唯诺诺;公正而不见风使舵;敬业而不妄自尊大;敬重而不阿诀奉承;慎言而不谈论是非;本分而不炫耀示人。

2、办公室人员的职业意识

职业意识是指在职业选择与定向过程中,对未来或已经从事的职业的认识、评价及自己相应的情感态度等心理成分的综合,它是职业道德、职业操守和职业行为等职业要素的总和。作为在领导身

边工作的办公室人员,应具备的职业意识主要是幕后意识、信息意识、多能意识、时间意识、合作意识和保密意识。

(1)幕后意识

幕后意识是指办公室人员应认识到办公室工作的辅助性、服务性,其工作成绩一般不会独立完整地显示出来,而是附着于单位整体工作成绩或领导的有效决策及以后的贯彻之中。在鲜花和荣誉面前 ,要摆正自己的位臵,甘当幕后英雄,不夺领导风采,维护领导形象。

(2)保密意识

办公室人员在领导身边工作,了解本单位人事、财务或政策等方面的信息要比其他人多一些、早一些,如果办公室人员保密意识不强 ,在一些敏感信息还没有公布于众之前提前泄露出去,会使领导处于被动地位,不利于工作的开展。办公室人员要严格遵守有关保密规定,做好文件保密、会议保密、通信保密、办公自动化设备保密。

(3)时间意识

办公室工作琐碎繁杂,办公室人员不仅要做好办公室日常事务性王作,还要接待来访宾客,为领导交办的临时性工作奔波。办公室人员要有很强的时间观念,对工作有统筹计划和安排,今日事今日毕,不能养成拖拉的习惯,提高工作效率。

(4)合作意识

办公室是一个组织或部门的枢纽和心脏,它担负着上传下达、内外联系、沟通协调的任务,和方方面面发生着这样那样工作上的联系。办公室人员必须具备良好的协作必态和合作精神,能帮助别人的事就不推诿,需要别人帮助或配合时应诚恳礼貌,只有这样,

才能赢得别人的尊重、体谅与配合。

(5)信息意识

随着互联网的日益发展和渗透,办公室人员收集、筛选和利用信息的能力从一个侧面来说,可以反映他们工作效率的高低,证明他们工作能力的强弱。要履行好“参政议政、辅助决策”的职能,就要熟悉各种信息获取方法,了解和掌握工作各方面的相关信息。

(6)多能意识

现代社会对办公室工作人员的要求是多方面和全方位的:不仅要具备基本的办文、办会和办事能力,还要能够充当领导的参谋或“外脑”,辅助领导决策,并有较强的沟通协调能力和组织策划能力等。

3、公室人员的职业能力

办公室人员应具备的职业能力主要可从知识结构、办公能力两个方面来概括。

(1)知识结构

办公室工作综合性强,接触面广,办公室工作人员必须具有广搏的知识与合理的知识结构,才能视野开阔,工作游刃有余。

①基础知识。主要包括科学文化知识、基本政治理论、政策法规基础、计算机和网络基础知识四大部分。有了科学文化基础知识,才能谈得上学习和掌握其他的知识;只有掌握了正确的世界观和方法论,才能在工作中表现出坚定正确的政治方向和较高的理论水平;了解党的现行路线、方针运政策,国家宪法和法律,各种行政法规和部门的规章制度,才能准确理解、执行上级意图,依法办事;熟悉、熟练运用计算机网络知识,才能够适应现代办公自动化的要求,提高 工作效率。

②专业知识。专业知识是办公室人员知识结构的核心内容,主要有工作背景知识、办公室工作专业知识和相关知识三部分。

工作背景知识。办公室工作人员在哪一行业工作,就应学会哪一行业的专业知识。如在政府机关工作的就必须有行政管理知识;在医药部门工作的要有医药卫生知识;在农业部门工作的,就要有农业科学知识;在学校和文化团体工作,则要具有教育学、文化学等方面的知识等。

办公室工作专业知识。包括秘书学、文书学、应用写作、档案管理、办公设备使用与维护、行政管理学、领导学、信息学、信访学、调研学、速记学等。

相关知识。相关知识是指与专业知识密切相关而又有区别的知识 ,学习这些知识对于提高办公室人员的工作效率和水平,具有重要的意义。主要有:方法论知识、如系统论、信息论、 控制论等;心理学知识、包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学、秘书心理学等;社交知识、包括人际关系学、公共关系学、礼仪学等;财务会计知识,包括会计学、财务报表等;其他科学知识,主要是行为学、预测学、咨询学、伦理学、编辑学、传播学、文学艺术等。

(2)办公能力要求

作为办公室的主要人员,主要应具备以下一些能力:

①良好的写作能力。写作能力是办公室工作人员的基本功。办公室需要经常撰写各种文稿,很多单位招聘秘书的要求之一就是会写文稿及进行文件处理二秘书在起草文件时应突出重点,观点鲜明,逻辑、层次清晰;公文处理要快速及时,避免出现起草文件事无巨细,轻重不分,词不达意的情况。这就要求每个工作人员不仅

应具备一般的写作能力和写作技巧,而且应 熟知各种应用文体的写作。

②口头表达能力。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。办公室工作人员虽然很少去演说,但却要经常说话:上传下达要说话,汇报情况要说话,接待来访要说话,打电话要说话。说话机会如此之多,就须讲究说话艺术,一要清楚明白,二要注意分寸,三要生动活泼,四要反应敏捷。

③办事能力。能办事是办公室人员的优势所在,这主要表现在善于协调各种关系上:一是与领导关系的协调。办公室人员要熟悉和了解领导的性格、习惯、工作方法,自觉地站在领导的立场去思考和处理问题。办公室人员办事,不能超越领导的授权范围,更不能违背领导的意图。二是领导与群众关系的协调。办公室人员是沟通领导与群众联系的桥梁,协调领导与群众的关系是办公室职责所在。三是职能部门之间的协调。办公室人员应及时地向各个部门传达领导意见,协调好各职能部门工作。此外,在某些场合办公室要代表单位进行内外关系协调,这要求办公室人员要有公关意识,善于树立良好的组织形象。

④熟练使用现代信息技术的能力。随着以计算机和网络技术为代表的现代办公设备大量进入办公室,办公室工作人员的思维方式、行为方式(主要是工作、学习方式)和自身素质首当其冲地受到现代信息技术和网络技术的冲击和挑战,这突出表现在信息技术所带来的阅读方式、写作方式、通讯方式和信息查找等方面的重大变革上和办公现代化设备的充分运用上。所有这一切变化,都要求我们办公室人员必须具备熟练使用现代信息技术的能力。

⑤敏锐的分析判断能力。办公室人员作为领导的参谋和助手,

还需要有敏锐的思维和善于发现问题的能力,灵敏的信息嗅觉和较强的洞察、判断能力。主要善于综合分析,善于在错综复杂的情况下抓住问题的关键,并为领导找出解决矛盾、问题的途径。

⑥社交能力。办公室工作人员在日常工作中要接触许多人,应付许多交往活动,待人接物是办公室工作的重要组成部分。因此,办公室工作人员需要了解人际交往的特点,克服人际交往的心理障碍,掌握人际交往的原则和方法。这样,才能处理好同各个方面的关系,建立起和谐融洽的工作环境。

另外,办公室工作人员还应该具备良好的心理素质,较强的学习能力、调研能力等。

五、办公室人员应该具备的工作作风

办公室人员的作风,关系到办公室工作乃至本单位的工作质量、办事效率、精神面貌和总体形象,办公室人员只有不断加强自身的作风修养,才能在参与政务、管理事务飞搞好服务的过程中,更好地体现团结、勤奋、廉洁、高效、务实、创新的精神,把办公室各项工作做好。办公室人员作风修养是多方面的,包括思想作风修养、工作作风修养、生活作风修养等。可以用以下十个字概括:勤、深、实、谦、细、快、廉、严、稳、和。

勤:勤奋努力,勤勤恳恳。在日常工作中做到手勤、腿勤、眼勤、嘴勤、脑子勤。

深:深入实际,深入群众,领会上情,吃透下情。

实:求真务实,实是求是。不搞形式主义,不唯书,不唯上,只唯实。有喜报喜,有忧报忧,不说大话、空话、假话、套话。

谦:谦虚谨慎,谦恭谦让。只有虚怀若谷,谦以待人,才能博

闻广收,搞好协调;只有谦虚谨慎,才能头脑清醒,持之有度。对领导要谦恭尊重,不卑不亢,尽心服务,积极主动地当好参谋助手,不能不讲分寸,喧兵夺主,越俎代庖,揽权越位。与同级或基层单位的同志打交道,要待人以礼,待人以诚,平等商量,以理服人,多向别人请教,切不要以自己在领导身边工作而妄自尊大,更不能以领导自居,盛气凌人,颐指气使。

细:细致周到,一丝不苟。办公室工作无小事,哪个环节有疏漏都会贻误工作,造成损失。

快:节奏要快,雷厉风行。比如对突发事件的处理。

廉:廉洁奉公,廉政为民。严格遵守单位廉政建设各项规定。 严:严守纪律,严格要求。模范执行单位各项规定,对工作和个人作风都要严格要求。

稳:稳重沉着,稳妥可靠。办公室工作千头万绪,既要办理琐碎小事,又要处理大事、要事、争事、难事,这就需要办公室人员要做到心中有数,沉着冷静,稳重妥帖,应付自如。越是急难新重的任务,越是遇到棘手问题,尤其是处臵突发事件,越要分清轻重缓急,抓住主要矛盾,泰然处之,考虑周全,内紧外松,举重若轻,稳扎稳打,妥善处理。切不可手忙脚乱,惊慌失措,毛毛躁躁,乱了阵脚,失去方寸。

和:团结协作,善与人和,这样才能营造一个良好的工作氛围。

要求:切实按照分工抓落实。

统筹做好各项职能工作。

打造一流团队

范文九:公司办公室职员工作要求

公司办公室职员工作要求

一、工作要求。办公室作为单位综合性事务处理部门,具有参谋、助手、协调、服务、督办等职能,担当着承上启下,联系左右,协调内外,沟通四方的作用。要履行这些职能,发挥这些作用,就要在工作中做到“五子登科”。

所谓“五子登科”,

一是笔杆子,即做好文字工作。文字工作可以说是办公室工作中最难的工作,要绞尽脑汁,“为伊消得人憔悴”。文字工作包括综合性和专题性会议领导报告、单位内部公文、新闻宣传、及其他文字材料等。领导报告要求高,既要有理论高度,又要联系实际,指导工作,其中还要有一定文采。要想写好报告,一要善于观察和揣摩。平时工作中,熟悉领导的工作思路、工作方法、工作特点,甚至领导的性格、讲话特点、行为方式等,写报告时将自己融入领导背影中。二要善于积累。平时工作中,搞清领导关注的重点,吃准领导意思,领悟领导意图,将领导在不同场合的言论,梳理清楚,联系起来系统化,准确提炼有价值的信息。写报告时厚积薄发,思路清晰,站在领导角度,想领导之所想,言领导之所言,既有理论又有实际,使报告充分体现领导的意志,成为效果良好的报告。内部公文是办公室最多的文字工作,必须严格遵照《国家行政机关公文处理办法》,按照公文办理流程,保证文体准确,格式规范,语言流畅,有的放矢,达到行文目的。

新闻宣传是树立榜样、弘扬正气、讴歌先进人物、塑造典型形象的阵地,办公室工作人员要具备新闻写作能力,用一双善于抓住新闻题材的“新闻眼”,及时写出高质量的稿件。

二是嘴皮子,即做好沟通协调工作。办公室办文、办会、办事,离不开与他人的协调沟通。汇报情况、传达指示、联系工作、接待上访等,都需要语言交流。因此,办公室工作人员要掌握一定的语言艺术,具备一定表达能力,善于表达。汇报情况、传达指示、联系工作时,抓住要领,简明扼要,有话则长,无话则短;接待上访时,有理有据,劝说劝导,稳定来访者的情绪,平息来访者的怨气。办公室是单位的“信息部”,办公室工作人员要有保密意识,管住自己的嘴,不当说的守口如瓶,以免造成不良后果。

三是酒杯子,即做好接待工作。领导检查指导工作、友邻单位工作交流、组织会议、来人来访,都需要接待。办公室是单位形象的窗口,接待工作反映单位形象。因此,办公室工作人员就要有一定的礼仪知识,具备待人接物能力。事前作好准备,事中注意小节,热情周到,让客人高兴而来,满意而归。

四是脚步子,即做好日常事务。办公室工作事多而杂,就需要手勤、脚勤、嘴勤,不怕多流汗,不怕多动手,不怕多跑路,不让领导布置的工作延误,不让需要办理的公文积压,不让其他部门的工作受到影响,当一个不辞辛苦的“办事员”,把工作做实做好。

五是好性子,即做好维护稳定信访工作。现在社会变革快,各方利益冲突、矛盾纠缠,维护社会稳定,保障单位和谐的发展环境,是新时期办公室的一项重要工作。办公室迎来送往,交往范围大,在与各色人等交往过程中,不可避免地会遇到不乐意的事,听到不中听的话。每当这时,办公室工作人员更要保持冷静,克制自己不冲动,不激化矛盾,听得进难听的话,受得住难受的气,“大肚能容天下难容之事”。小处是保证自己的正常工作,体现个人良好修养,大处是维护单位的形象,保持和谐环境。

二、工作态度和素质要求。办公室工作造就了工作人员的综合素质,决定了工作人员必须有“三心二意”。

首先要具备细心、耐心、进取心。一是细心。办公室工作杂而多,既有年度重点工作,又有阶段性工作重点,既有时间紧、任务重的工作,又有繁琐的日常事务,因此,工作就要细心,把各项工作统筹安排,不顾此失彼,不因重点而忽视小事,不因小事而影响重点。二是耐心。办公室经常遇到询问问题,需要解释说明,因此,就要发挥“首问责任”,耐心倾听,不厌其烦,能够解释的就解释清楚,解释不了的进行说明,不简单的一推了之。对于其他部门承办的重点工作和领导交办的工作,办公室要及时检查督办,了解工作进度、明了工作困难,不作壁上观,耐心地帮助想办法、出主意,形成工作合力。三是进取心办公室工作润物细无声,默默无闻,看似既辛苦又无前途,实则最锻炼人、培

养人,因此,办公室工作人员要有进取心,无为而有为,不断增强语言表达能力、文字写作能力、组织协调能力、参谋策划能力、改革创新能力、公关交际能力、灵活应变能力,高质量的做好本职工作。重点强调要加强学习。树立终身学习理念,优化知识结构,增加知识贮备,培养综合素质和能力。每天浏览时事、行业动态、业务知识、岗位其他知识。信息化建设为实例。

其次是要具备服务意识和创新意识。办公室工作就是为领导和职工、部门和单位服务,因此要强化服务意识,提倡奉献精神,甘为他人作嫁衣。办公室工作一年到头都比较忙,加班加点、早到迟退时常有,别人在喝茶看报,自己在跑上跑下;没有严格的作息时间,有时要牺牲休息日,有时为了写好文章、落实安排、完成任务而睡不安寝,没有奉献精神就搞不好服务。办公室工作人员就是要度量大,不计较个人得失,正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系,乐于奉献,不求名、不为利,埋头苦干、任劳任怨,经得起委屈、包容得痛苦,以强烈的事业心、责任感和荣誉感,饱满的热情投入工作。仅仅有服务意识是不能满足工作要求的,做好服务的同时,还要通过学习不断增强服务能力,向领导学习领导艺术、部署工作、协调关系;向同志学习业务知识、处理问题的方式;向书本学习法律法规、政治理论、业务知识;向实践学习,积累工作经验,逐步形成与工作相适应的知识结构和技能结构。办公室工作日复一日,年复一年,按部

就班,似乎是了无新意,实际上,办公室是最容易接触到新生事物、最具活力的部门,会不断接触新人物、新事物、新观点、新思想,因此,要关注新变化、新动向,掌握新理论,联系实际,指导工作,在工作中想出新思路、新举措,采取新办法、新手段,提高工作效率和工作质量,使工作上个新台阶。

三是工作纪律要求。

1、严守工作秘密。办公室信息集中(会议、),又具有特殊性(领导身边)。增强保密意识,不信、不传。管好嘴。

2、遵守工作流程。一是工作要事先请示,特殊情况未请示的要事后及时说明;一是无特殊情况和领导直接交办不越级汇报工作;二是领导交办工作要有反馈;三是遵守劳动纪律和公司规章制度。有事一定要请假。

3、搞好团结协作。贯彻五不要求。互相帮助、互相提醒、互相体谅、互相监督。

范文十:办公室人员分工及工作流程与要求

办公室人员分工及工作流程与要求

1.办公室日常工作分工

办公室主要负责学校校务工作的管理、协调、传达、请示、汇报等。

(1)办公室干事的工作采取分工合作的原则,协助办公室主任搞好校务管理,具体分工如下:

办公室干事曾敏主要工作:大型会议及升旗仪式考勤;每周中学部工作计划的收集整理与发布;获奖喜报、校园网标题新闻及图片新闻更新;会议场地安排;会议室及接待室管理;校长办公室管理及校长办公会议纪要;车辆使用调度管理;公务订餐及学校部分公务活动的报账工作;食堂的临时餐费结账管理;公文流转管理;教育信息网网上公告管理、上级公告的转发与更新;会议及活动通知管理(校园网发布校内通知);条幅制作、收集入库;中学部非指定专业部门负责的功能室管理;督促订报及报刊杂志的分发;安排制作学校通讯录;制作各类节假日通知及配合人事做好假期值班人员安排;工会、党务部分协助性工作。对外接待与联络工作;学校领导交办的其他临时工作。每周大事记由张姝负责整理发布。

(2)司机班人员(张延海为司机班负责人)的主要工作:根据办公室安排,负责学校日常公务活动正常出车;学校集体活动联络租车工作;负责学校车辆的管理与维护。

(3)档案管理员的主要工作:负责学校档案室管理;负责学校阶段性、永久性档案的及时收集与整理;根据工作需要为学校部门或个人提供档案查询支持。

魏菊梅的工作:上级重要文件(如批复、任命等);校内形成的重要文件资料(如校内领导讲话、报告等文件、各种纪要、大事记等);基本建设档案(包括总务招标资料等);照片音像档案管理;年度(计划、总结、重要活动方案等)档案及其他。

廖军的工作:各级各类评估档案(省级评估、高中教学水平评估、绿色学校评估、课改评估等)及附件资料;各类检查(如教职工之家等)档案;校务公开(包括公示资料);校内外印刷品分类归档;实物档案(包括荣誉室的管理)及其他。

2.相关工作流程及要求

(1)集会及升旗仪式考勤办法

由办公室负责全校性(含学部)集会和升旗仪式的考勤工作,原则要求全体

教职工不得缺勤,每缺勤一次扣除100元绩效工资。如因请假缺席会议或升旗仪式的,因事缺勤一次扣除50元,因病每缺勤两次扣除50元(因请假已经扣除绩效工资的除外)。

(2)文件(或通知)签发工作

上级文件(或通知)的签发:每天定时查阅教育局网上信息,负责登记督办,文件(或通知)先交办公室主任审阅,涉及单一部门的工作,直接将有批示的文件复印件签发相关部门,文件原件交档案室存档,重要的工作办公室主任要向校长汇报。文件涉及多个部门或部门不明确的,由办公室请示校长批示后,将有批示的复印件签发给相关部门办理,文件原件交档案室存档。各部门应将文件(或通知)要求的工作完成情况及时向办公室反馈。

校内会议通知:办公室负责拟发全校性(含学部)会议、活动的通知,负责拟发有校长参加的会议、活动的通知。其它由部门牵头召开的会议、组织的活动,由牵头部门负责拟发通知。

(3)周工作安排及大事记

由办公室提前两天(上周五前)向学校各部门领导征集工作安排内容,每周一向全校发布,将周工作安排上传至校园网,并公示。

请各职能部门安排干事负责将上周重要工作进行简要小结,于每周一交尚启顺,每周三前由办公室发布上周大事记,并将大事记内容上传至校园网。

(4)校长办公会议纪要制度

凡涉及学校财务制度、招标采购制度、安全责任制度、人事制度、教育教学管理制度等重大事项,由校长办公会议形成的决定,都需要办公室形成会议纪要,相关部门应严格按照校长会议纪要办理有关事项。

(5)会议室、接待室管理办法

需要使用会议室和接待室的,由使用部门提前向办公室提出申请,并做好登记,由办公室安排。使用完后,应随手关闭门窗,关闭空调、照明电源等,并及时通知办公室,由办公室负责清扫、整理。因使用不善,造成损失的,相关使用部门负责人应承担管理责任。

学校组织召开的会议,由办公室负责会场布置。其他部门组织召开的会议,由会议组织部门向办公室提出场地使用申请,并由办公室协调物业管理部门,协助会议组织部门做好会场布置工作。

(6)功能室管理办法

需要使用功能室的,由使用部门提前向办公室提出申请,并做好登记,由办公室统一安排。功能室使用完后,应随手关闭门窗,关闭空调、照明电源等,并及时通知办公室,由办公室通知物业管理部门对功能室进行安全检查和清扫。因使用不善,造成损失的,相关使用部门负责人应承担管理责任。

(7)用餐管理办法

工作人员临时就餐或个别加班就餐的应先提出申请,报办公室主任审批后,到食堂签字就餐,由办公室定期与食堂结账。集体加班就餐的,先按实际消费额缴费就餐,再由学校统一补助。外请工作人员有工作报酬的,原则上不提供免费工作餐。

因工作需要外出用餐,一律要请示校长同意,报办公室主任备案并安排落实。用餐部门要明确用餐人数,用餐标准,再由办公室根据部门申请,落实订餐饭店后,向相关部门负责人反馈信息。就餐结束后相关负责人务必在账单上签字注明部门及事项。

(8)教师集体外出管理办法

教师集体外出学习考察,需要向上级教育管理部门请示报告的,组织外出的部门应及时制定学习考察方案及相关安全应急处理方案交办公室一份,并提前(至少两周,毕业年级教师外出至少一个月)找办公室填写外出活动申请报告,经上级主管部门同意的,方能组织外出学习考察活动。涉及活动金额较大的,根据财务管理要求,要按要求及时组织招投标活动。

报账需要准备的资料:请示报告(有上级部门批复)或校长会议纪要(金额不大的);学习考察活动邀请函或学习考察方案;安全应急处理方案;全体人员名单;学习考察活动合同书(学校领导签字、盖章)及招标书(三家以上投标,五人以上招标委员签字);机票、发票等。

(9)车辆管理办法

学校司机及公务车辆统一由办公室管理和调度。部门用车,由部门负责人同意后尽量提前向办公室提出申请,由办公室安排车辆;文件传递用车,由办公室直接安排,每天时间相对固定(上下午各一趟)。非公务或特殊原因,不得使用学校公务车,未经办公室批准,司机不得私自出车。

因工作需要租用车辆的,用车部门应至少提前一周向办公室提出书面申请,领导审批后,由司机班长负责联络租车事宜。

车辆需要维修的,应提前告知办公室,并经司机班长审核签字,总务主任同意后,方可办理维修等手续。

(10)条幅制作管理办法

条幅制作由办公室统一管理。原则上,有上级部门参加的会议、活动,学校举行重大活动、召开重要会议可由办公室安排制作、悬挂条幅。

过去已有的条幅由办公室统一管理,能重复使用的尽量重复使用。

学校一般性、日常性会议、活动原则上不制作、悬挂条幅。需要制作条幅的,由部门向办公室提出申请,经办公室主任审批同意后制作。