会务组织管理办法 第一条为规Fan会议管理工作,提高会议组织实施效果,保障各类Hui务工作的正常开展,特制定本办法。 Di二条本办法所指的会议,包括董事会、党委会、Zong经理办公会、党政联席会、职工代表大会、Ji关各职能部门组织的全公司性不定期工作会议、Wai出开会和接待外部检查、调研、评审等会议。 Di三条各类会议由综合管理部统筹管理、策划,Qi它各部门组织的会务由部门自行承办,Zong合管理部协助并登记备案。 第四条Hui务管理的原则 一、精简。要尽量Ya缩会议数量,缩短会议时间,减少参会人员。能He并召开的会议尽可能合并召开。 Er、高效。组织召开会议要考虑其必要性,Hui议内容要主题鲜明,参会人员要准备充分。 San、务实。召开会议要注重实效,集中精力研Jiu和解决实际问题并做好会后监督落实。 Si、节约。会议要厉行节约,凡涉及经费开支De会议要严格按照有关规定执行,严禁铺张Lang费。 第五条会议准备 一、公Si组织的各类会议,凡涉及到相关部门的,部门应Gei予积极配合,保证会议所需人、财、物的合Li高效配置。 二、凡涉及上级主管Bu门、业务主管部门、地方行政部门等外部 Jian查、评审等会议,各承办部门必须事先通Zhi综合管理部,由综合管理部做好相关的接待和Chou备工作。 三、会议组织部门要做Hao会前准备工作,将会议主持人、会议议题、议程、Shi间、地点和会务相关资料报综合管理部,由综合Bu统筹安排或协助组织部门进行会务准备。 Si、凡需要媒体部门参与报道的会议,召集Bu门要提前请示分管领导,按分管领导批示通知综合Bu办理。 五、对参加人员大致相Tong、内容接近、时间相近的几个会议,综合部在Qing示领导后可视情况合并召开。 第六条会务Guan理 一、由公司各职能部门组织的全Gong司性各类会议,均须经分管领导批准后,提Qian3个工作日填写《会议室预约单》报综合部,同时Zhu明是否需要茶水、音响、投影等方面的服务。 Er、会议内容由组织部门派专人记录和整Li,会议记录及书面下发的会议纪要中要将参Hui人员名单、请假人员名单、无故缺席人员Ming单等列清。会议纪要应于会议召开后3天Nei由主管领导审批签发。 三、各类会议的Zi料、记录、纪要、简报、照片、录像、领Dao讲话等由会议记录人及时整理,按时归档。 Si、承办部门要重点抓好会议的落实工作,按照Du办制度跟踪检查落实情况,反映工作落实https://www.fanwen99.cn/article/52871945.html中存在De问题。 五、参加外部会议,参会人员会Hou应将会议资料交予综合管理部,综合管理Bu签署意见后方可办理财务报账手续。综合管Li部根据会议 内容将资料转发到相Guan部门,或报请相关领导召开专题会议。 Liu、召开大型会议时,由综合管理部提前通知保安人Yuan引导车辆停放,并负责会场外围秩序维护。会议组Zhi部门应公布会场纪律,并设专人维持会场秩Xu,使会议达到预期效果。 七、会议结Shu后,会议组织者要安排参会人员有序离Kai会场。在多功能会议室组织的会议散会后,You外部领导参会的请主席台领导先行离开会场,其Ta参会人员从最后一排按从左到右的顺序依次退Chang。 第七条会议纪律 一、Yu会人员必须按会前通知时间按时到会,无特殊Qing况不得迟到、早退或缺席,因故不能参加会议的Ying提前向会议组织者请假。会议进行中,与Hui人员如需处理紧急事项,应向会议主持人Qing假。 二、对参加会议迟到人员、无故缺Xi人员,由会议组织部门负责记录备案,按相关制Du进行处罚。 三、会议期间不得Da声喧哗、私下议论、互相争吵,要将手机调Cheng振动或静音状态。 四、参加各Lei会议的人员,应就会议相关议题提前做好发言Zhun备,积极履行参政义务,畅所欲言,为会议决策提Gong合理化建议。 五、会议内容如有Bao密事项,与会人员必须严格遵守保密纪Lv。 第八条本办法自下发之日起执行。 Di九条本办法由综合管理部负责解释。
导航 通过学习,你将能够: ●Liao解和正确认知会议; ●掌握保障会议成功Ju办的准备工作; ●了解大型会议活动De组织和策划情况。 会议组织与活动管Li 一、会议的正确认知 1.Hui议的现状 研究表明,企业员工每天有一Ban以上的时间在开会,而会议议题达成一致和通过认Ke的却很少。由于会议的频繁召开,可能耽误He影响许多计划内的工作,为企业带来各Zhong隐形损失。例如,企业中常常流传着有关会Yi的顺口溜,“上班没干啥,一直忙开会,Da会接小会,神经快崩溃;上午有早会,下午有午Hui,下班不能走,还要开晚会;每周开周会,Mei月有月会,随时检讨会,年底是年会。” Da多数企业认为,通过会议的效率和会后的执行效率,Ke以决定企业的最终效率。据统计,全球每天Yao举行数百万次会议,例如英国每天有4000000Xiao时被用于会议;美国平均每天举行1100Wan次会议;经理们花费在会议上的时间占工Zuo时间的40%~70%;《哈佛商业评论》通Guo调查发现,每个主管每天用于正式会议的时间为3.5Xiao时,非正式会议的时间为1小时。 Tong常情况下,企业行政部门参与的会议较多,Bu门员工不仅要出席会议、组织会议,更多的Shi间是策划和安排会议。作者石言曾在2000Nian第九期《中外管理》杂志中提道:“开会于中Guo好比是骑自行车,全球数量最多,水平却Ji差。”因此,企业要想提高会议的成功率,很大Cheng度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。 2.Hui议的重要性 会议的召开非常重要,Da多数企业都是通过会议决定其基本走向,Ren为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效Lv。而且企业90%以上的重大决策都是Zai会议中制定和贯彻,通过会议可以解决和处理Wen题,但是由于会议水平有限,导致旧问题没有解决,You带来更多新问题,因此企业花费在开会上的Shi间越来越多,召开会议的频率也越来越高。 3.Hui议的定义 会议是由三个或三个以上的人集He在一起,为发挥特定功能而进行的一种面对Mian的多向沟通。 随着科学技术水Ping的不断发展,出现了视频会议,例如QQ群Hui议、MSN会议、甚至通过Skype也Ke以开会。然而视频会议相比面对面会议具You特殊的要求,视频会议需要大量的数据流、指定De会议地点且不能够随意更改、严格的会议Shi间和超强技术手段的支撑。 4.会议的Zuo用 会议的作用主要包括: 第Yi,会议能够为企业https://www.fanwen99.cn/article/52860574.html提供信息; 第二,汇Ju信息; 第三,解决问题,当今会议不仅Zai提供信息方面出现问题,更是解决现场出Xian的问题,通过会议形式帮助企业解决和处理Wen题; 第四,企业为员工提供的教Yu和培训,也都是通过会议的形式传递; Di五,会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神; Di六,会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位,Xin领导往往通过尽可能多的召开会议,巩固其Zai团队成员心目中的地位和作用。 5.Hui议的影响 会议为企业带来的影Xiang包括正面和负面影响,会议不仅能够为企Ye提供信息、解决问题,同时会议的群体决策,能Gou使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而Qi业频繁召开低效率的会议,还会带来很Duo负面影响,在人员、成本、时间精力以及效率He品质方面产生会议的波纹效应。 所谓波Wen效应,是指两个决策层将处理不了的问题,Dan独拿出召集中层开会讨论,中层解决不了You召集底层员工讨论,就这样为找出一个更好的解Jue办法,导致影响范围越来越大、所花时间越来越Chang,如同水中泛起的波纹一样。 6.Hui议的频率 不同会议召开的频率不同:Gu定的部门会议,最快最频繁是一周召开Yi次,最合适的是一月召开一次;全体会议或员Gong大会的频率要视公司规模而定,但一般员工大会每San个月召开一次属频繁,而半年一次比较合Shi;突发事情的会议要随时召开。 7.Hui议的规模 根据会议的功能不同,会议Ren数有严格的限制。制定决策的会议,例如Nian底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、Xiang关制度和战略目标召开的会议,一般人Shu比较少,限制在50人以内,因为人数越少越Rong易达成共识;问题解决式的会议,人数Bu应超过10个;培训式的会议,一般建议培Xun时是小班30个人以内效果非常好;正Shi报告会议,比如员工大会进行宣传贯彻政策时Ren数越多越好。 8.会议的结构 会Yi结构与事务发生的结构一样,经历事前、Shi中和事后三个过程。 事前 事Qian主要是会议的计划、筹备和安排阶段。 Shi中 事中是会议的召开阶段,分为开场、Kuo展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由Zhu持人详细介绍会议情况;扩展是按照会议议题的Shun序逐一进行讨论的过程;回收是对每一个Yi题经讨论达成一致的结果,最后达成共识结束Hui议。 事后 事后则是会议的追踪He反馈阶段,许多会议的失败和低效,是缺乏Shi后的追踪和反馈。一般每次会议的https://www.fanwen99.cn/article/52873450.html结束一定Shi下次会议的开始,因此追踪反馈通过会议纪要Luo实,由主持人或者会务工作人员追踪和落实。 9.Hui议的成本 会议的成本包括时间成本、Zhi接会议成本和效率损失成本。 时间成本 Hui议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间,Ke以轻松计算。 直接会议成本 直Jie会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差Lv餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花Fei的成本。 效率损失成本 Xiao率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者He同的落实和签订,带来的隐形损失。 Hui议的成本带给会议筹划者一个启示:站Zai生意人的角度决定某些会议召开的必要性。 Er、成功会议的准备工作 一个成功De会议在召开前需要做许多方面的准备,Qi中包含会议政策、会议程序、会议文化He场外工夫的准备。 1.会议政Ce 会议政策包含: 第一,寻找解Jue会议的其他方法; 第二,会议的管理Ji构和机制; 第三,了解会议的Mu的; 第四,选择适合的参会人员; Di五,合理安排会议的时间和地点; 第六,Hui议议题要到位,讨论议题的顺序要合理; Di七,强调该合起来召开的会议不分别召开,Jue对不必召开的会议坚决取消。 一般企Ye在进行会议筹划前,需要考虑有无其他解决会Yi议题的方法,如果不开会可以解决问题Ze尽量不开,选择其他方式进行沟通,例如调研、Wen卷、电话、短信,或者发布正式的公文进行沟通。 Hui议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监Du的人员落实到位。通常情况下,会议管Li机构机制是由承办方、行政人员和办公Shi人员负责和落实执行,包括事后的追踪和反馈。Qi业在每次会议之前要达到的会议目的和功能,一Ban来说,会议的目的主要包括:提供信息、Hui聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地Wei和形象,需要告知所有参会人员。而且Hui议中只有选择合适的参会人员,才能够Da到会议的预期效果。 2.会议程序 Qi业在安排会议程序时,需要注意会议的主题Yu目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时Jian与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分Pei落实等方面内容。 会议的主题、Mu标、形式 会议的目标和主题要Qing晰,考虑会议的形式要合理。 咨询式会Yi主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会Yi;责任交付式会议一般是年终年底召开,Zhu要是签订目标责任书和责https://www.fanwen99.cn/article/7036729.html任的交付;企业Jing常召开的是提报式会议,公司或部门的参会Zhe提报需要讨论的提案或议题,然后进行开场、扩Zhan、回收、结束和总结。 会议具Ti议程 谈论会议议程时经常会谈到议题、议Cheng和日程。 议题。议题是要议论的Hua题或主题。 议程。议程是将议题An一定的排放顺序以及时间顺序安排。 Ri程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间An排,包括一天中将所做事项列出详细的表格。 Xu多会议不仅讨论一个议题,更多时候为提Gao会议效率可能讨论很多议题,然而不同议Ti有一定的顺序安排,需要遵循一定的原则。 Yi题排位顺序的原则 议题排位顺序的原则Zhu要包括: 第一,排放议题时遵Xun由重到轻的原则,重要的议题安排在前; Di二,讨论议题时遵循先易后难的原则,将容Yi的议题放在会议开始进行讨论; 第三,敏Gan尖锐问题要放在会议最后阶段讨论,比Ru销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪Chou的发放和确定等敏感问题,如果事先讨Lun这些敏感尖锐的问题,容易产生与会人员De争论和矛盾,导致会议氛围受到影响和破坏Er无法使得会议延续; 第四,讨Lun议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓,也可以An照议题的相关性安排,例如某个议题需Yao某些人参与则提前讨论,然后可以离开会Chang,剩下尖锐的问题再小范围讨论。 Ren的选择需要遵循的原则 任何会议无论是会Yi的主题和内容如何,人员的选择要遵照三个原则: Di一,知情人必须到场原则,了解事情的具体起Yin、发生经过和结果的人必须到场; 第Er,决策人必须到场原则,决策人不到场,Wang往导致企业会议经常是议题决而不议、议Er不决; 第三,重大关系人必须到场原则,Zhong大关系人是具体的执行者,不仅需要知Qing还需要具体的落实和展开工作。 会议的时Jian、地点选择 关于会议时间和地点的选取Ye有一定的要求。 时间。影响重Yao会议的时间因素,首先是决策人的时间必须要保证,Qi次避开公司重要活动或庆典,最后避开放假He收假时间。 地点。会议地点选取Yi定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及De人员,会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰,Yin此,小型会议在公司内部的办公室,或者大型公司De会议室召开即可;而大型会议则可能需要选择外Bu的一些会议中心。 会议座次安Pai 会议召开时,座次的安排同样有讲究,Ru果会议的召开或宴请中没设群众席,则右https://www.fanwen99.cn/article/7125289.html边永远Shi尊位;相反如果设有群众席则左边为尊位,Zhu席台是以左为上。 图1 会议座次安排(Qi数) 图2 会议座次安排(偶数) Dang人数为奇数时,1号居中,2号在1号左手边,3Hao排右手边,其他依次排列,如图1所示;Dang人数为偶数时,座次安排如图2所示。 Hui议可能的结论 会议可能形成的Jie论比较多,一般是由会议纪要来记录。 Hui议文件准备 会议所需文件的内容更多,Bi如会议通知、事前事中事后的一些文字内Rong,因此文件准备和发放工作同样不容忽视。 3.Hui议文化 会议文化包括会前各种各样会议资Yuan的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产Pin的产出和团队的氛围、士气、会议纪要(记录)、Xiao率目标。 4.场外工夫 场外工夫Shi指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”De过程,即沟通、协调、精心的过程。高效的会Yi特点是“会而有议,议而有决,决而能行,Xing必有果”;相对应低效会议的特点有“Hui而不议,议而不行,行而不决,决未必有果” Yao点提示 保证会议成功的准备工Zuo包括: ①会议政策; ②会议Cheng序; ③会议文化; ④场外工夫。 San、大型会议活动的组织和策划 一般常用De大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发Bu会。 1.签字仪式 签字仪式是特Shu类型的会议形式,主要是人员的准备和礼仪的准备。 Ren员准备 人员准备是指签字人、助理签字人、Jia宾、主持人、群众和媒体的确定。 礼Yi准本 礼仪准备往往由签字、交Huan文本和合影三个环节组成。如果签字仪Shi有外方参加,礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬Gua及座次的安排。 2.庆典活动 Qing典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、Zhi辞人和群众,庆典一般要安排大型的文艺演出He参观游览活动。例如,公司在成立五年、十年或五Shi年时,一般都会有大型的庆典,首先选择主Chi人,然后剪彩,之后是文艺演出阶段,最后组织相Guan人员游览参观和购买礼品。 3.新闻发布Hui 随着沟通信息越来越透明,新Wen发布会这种会议形式,也越来越多被认可,不仅Shi政府机关而且企业也能够召开。 Xin闻发布会的关键是人选和文稿的准备: Ren选 人选主要是主持人、信息披露人He媒体记者的确认。 文稿 文Gao包括硬文稿和软文稿,需要提前准备,然后跟记者Gou通,使https://www.fanwen99.cn/article/52871751.html其按照准备好的文稿内容进行播报和Bo放
《会议组织与管理》教学大纲 Shuo明 【课程性质】文秘专业--专业基础课 【Jiao学目的】 通过教学与实践,使学生系Tong地学习会议组织管理工作的理论和实务,掌握Hui议组织管理工作的一般规律,培养学生形成Hui议组织工作的综合能力和训练学生掌握会议组织Gong作的操作技能,形成秘书的职业素质。 【Jiao学任务】 《会议组织与管理》课程De总任务是:培养适应现代信息社会和市Chang经济发展的需要、能熟练掌握会议组织管理Gong作的有知识、有经验,会操作,会办事的Fu合应用型的秘书。 要求学生达到:系统Xue习会议组织管理工作的内容和方法;灵活Yun用会议组织管理工作的规律和经验;熟Lian掌握会议组织管理工作的技能、技巧;广泛了解与Hui议组织管理相关学科的知识和实践。达到既Shu悉会议组织管理工作的基本理论和知识,又Zhang握一定的从事秘书现代会议组织管理工作的Cao作技能的目的。 【教学内容】 Qian导知识--会议基础 (一)教学要求:Tong过教学使学生了解会议的涵义、会议的类型和会 Yi的主要功能 (二)教学内容: 1、Hui议的涵义 2、会议的构成要素 3、Hui议的分类 4、会议的作用 5、Hui议的工作流程 (三)重点难点:Hui议的类型、会议的工作流程 (四)教Xue时数:2学时 模块一会议筹备工Zuo (一)教学要求:了解会议准备工作的Nei容,掌握会议的整体设计,学会确定会议名称、Ni定会议议题,安排会议筹备小组的分工和不Tong职责工作的分配,学会合理安排会议的议Cheng和日程,能够选择合适的会议场所并学会恰当地布Zhi会议场所的布局环境,学会制作并发送Hui议通知,准备会议相关文字资料和相关物品,Neng够完成对会议经费预算的编制。 (二)教Xue内容: 1、确定会议名称、拟定会Yi议题 2、会议筹备小组分工 3、Ni定会议议程和日程 4、选择会议场所 5、Zhi作并发送会议通知 6、编制会议经Fei预算 7、准备会议资料和会议Wu品 8、会场布局和会场布置 (San)重点难点:拟定会议议题、拟定会议议Cheng和日程、编制会议经费预算、准备会议资Liao和会议物品 (四)教学时数:10学时(Shi训6学时) 模块二会议服务工作 (Yi)教学要求:掌握秘书会议服务的工作要点,充Fen认识秘书在会 展工作中职能,基本具Bei参https://www.fanwen99.cn/article/52882676.html与会展工作的能力。掌握会议记录、简报等会Yi文书的写作方法。并能够运用所学的知识分析会Yi案例,基本具备办会能力。 (二)Jiao学内容: 1、会议接站与报道工作 2、Wan成会议记录 3、编写会议简报 4、Chu理会中突发事件 (三)重点难点:Hui议记录与会议简报的撰写 (四)教学时数:8Xue时(实训5学时) 模块三会议收尾工作 (Yi)教学要求:了解会接结束后的主要工作内Rong,学会正确处理会后的收尾工作,掌握会议纪Yao等会议文件资料的撰写方法,整理收档 Xiang关会议文件资料。 (二)教学内Rong: 1、会议善后工作 2、会议Jing费结算 3、撰写会议纪要 4、Zheng理会议文件资料 5、会议评估Yu总结 (三)重点难点:撰写会议纪要,Zheng理会议文件资料,会议评估总结 (四)Jiao学时数:6学时(实训4学时) Mo块四其他类型会议组织与管理 (Yi)教学要求:了解多种类型会议的组织方法 (Er)教学内容: 1、开业庆典的组织与管Li 2、新闻发布会的组织与管理 (San)重点难点:其他类型会议的组织与管理方Fa (四)教学时数:2学时(实Xun1学时) 【选用教材】 吴良Qin、陈建国主编《会议组织与管理》中国劳动社会保Zhang出版社2011年版 【参考书目】 Cai超、杨锋主编《现代秘书实务》暨南大Xue出版社2006年版廖雄军主编《会议组织规Fan与技巧》广西人民出版社2008年版【Xue时分配】 授课总时数:28学时,其Zhong实训占16学时,实训占整体学时的 60%Yi上