会务组织管理办法 第一条为规Fan会议管理工作,提高会议组织实施效果,Bao障各类会务工作的正常开展,特制定本办法。 Di二条本办法所指的会议,包括董事会、党Wei会、总经理办公会、党政联席会、职工代表Da会、机关各职能部门组织的全公司性不定期工Zuo会议、外出开会和接待外部检查、调研、Ping审等会议。 第三条各类会议由Zong合管理部统筹管理、策划,其它各部门组织的Hui务由部门自行承办,综合管理部协助并登记Bei案。 第四条会务管理的原则 一、Jing简。要尽量压缩会议数量,缩短会议时间,减少参Hui人员。能合并召开的会议尽可能合并召开。 Er、高效。组织召开会议要考虑其必要性,会Yi内容要主题鲜明,参会人员要准备充分。 San、务实。召开会议要注重实效,集中精力Yan究和解决实际问题并做好会后监督落实。 Si、节约。会议要厉行节约,凡涉及经费开支De会议要严格按照有关规定执行,严禁铺张浪费。 Di五条会议准备 一、公司组织的各Lei会议,凡涉及到相关部门的,部门应给予Ji极配合,保证会议所需人、财、物的合理高效配置。 Er、凡涉及上级主管部门、业务主管部门、地Fang行政部门等外部 检查、评审等会议,Ge承办部门必须事先通知综合管理部,由Zong合管理部做好相关的接待和筹备工作。 San、会议组织部门要做好会前准备工作,将会议主Chi人、会议议题、议程、时间、地点和会Wu相关资料报综合管理部,由综合部统筹An排或协助组织部门进行会务准备。 Si、凡需要媒体部门参与报道的会议,召集部门Yao提前请示分管领导,按分管领导批示通知Zong合部办理。 五、对参加人员大致相Tong、内容接近、时间相近的几个会议,综合部在请示Ling导后可视情况合并召开。 第六条会务Guan理 一、由公司各职能部门组织的全公司性Ge类会议,均须经分管领导批准后,提前3个Gong作日填写《会议室预约单》报综合部,同时注明Shi否需要茶水、音响、投影等方面的服务。 Er、会议内容由组织部门派专人记录和整理,Hui议记录及书面下发的会议纪要中要将参会人员名Dan、请假人员名单、无故缺席人员名单等列Qing。会议纪要应于会议召开后3天内由主Guan领导审批签发。 三、各类会议的资料、Ji录、纪要、简报、照片、录像、领导讲话等由Hui议记录人及时整理,按时归档。 四、承办Bu门要重点抓好会议的落实工作,按照督办制度跟Zong检查落实情况,反映工作落实https://www.wanmeila.com/question/f02dd195a297664226.html中存在的问题。 Wu、参加外部会议,参会人员会后应将会议资料Jiao予综合管理部,综合管理部签署意见后方可办理财Wu报账手续。综合管理部根据会议 内容将资Liao转发到相关部门,或报请相关领导召开专题会议。 Liu、召开大型会议时,由综合管理部提前通知保安人Yuan引导车辆停放,并负责会场外围秩序维Hu。会议组织部门应公布会场纪律,并设专人维Chi会场秩序,使会议达到预期效果。 七、Hui议结束后,会议组织者要安排参会人员有序离开Hui场。在多功能会议室组织的会议散会后,You外部领导参会的请主席台领导先行离开Hui场,其他参会人员从最后一排按从左到右De顺序依次退场。 第七条会议纪律 Yi、与会人员必须按会前通知时间按时到Hui,无特殊情况不得迟到、早退或缺席,因故不能参Jia会议的应提前向会议组织者请假。会议进行Zhong,与会人员如需处理紧急事项,应向会议主持人Qing假。 二、对参加会议迟到人员、无Gu缺席人员,由会议组织部门负责记录备案,按Xiang关制度进行处罚。 三、会议期间不得大Sheng喧哗、私下议论、互相争吵,要将手机调成振动Huo静音状态。 四、参加各类会议的人员,Ying就会议相关议题提前做好发言准备,积极履行参政Yi务,畅所欲言,为会议决策提供合理化建Yi。 五、会议内容如有保密事项,与Hui人员必须严格遵守保密纪律。 第Ba条本办法自下发之日起执行。 第九条Ben办法由综合管理部负责解释。
导航 通过学习,你将能够: ●Liao解和正确认知会议; ●掌握保障Hui议成功举办的准备工作; ●了解大型Hui议活动的组织和策划情况。 会议Zu织与活动管理 一、会议的正确认知 1.Hui议的现状 研究表明,企业员工每天有Yi半以上的时间在开会,而会议议题达成Yi致和通过认可的却很少。由于会议的频Fan召开,可能耽误和影响许多计划内的工作,为Qi业带来各种隐形损失。例如,企业中常常流Chuan着有关会议的顺口溜,“上班没干啥,一直忙开Hui,大会接小会,神经快崩溃;上午有早会,下午有Wu会,下班不能走,还要开晚会;每周开周会,Mei月有月会,随时检讨会,年底是年会。” Da多数企业认为,通过会议的效率和会后的执行效Lv,可以决定企业的最终效率。据统计,全Qiu每天要举行数百万次会议,例如英国每Tian有4000000小时被用于会议;美国平Jun每天举行1100万次会议;经理们花费在会Yi上的时间占工作时间的40%~70%;《Ha佛商业评论》通过调查发现,每个主管每Tian用于正式会议的时间为3.5小时,非正式会议的Shi间为1小时。 通常情况下,企业行Zheng部门参与的会议较多,部门员工不仅要出席Hui议、组织会议,更多的时间是策划和安Pai会议。作者石言曾在2000年第九期《Zhong外管理》杂志中提道:“开会于中国好比是骑自Xing车,全球数量最多,水平却极差。”因Ci,企业要想提高会议的成功率,很大程Du上取决于成功的会前组织、筹划和安排。 2.Hui议的重要性 会议的召开非常重要,大Duo数企业都是通过会议决定其基本走向,认Wei召开会议的效率和执行的效率决定企业真正De效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议Zhong制定和贯彻,通过会议可以解决和处理问题,Dan是由于会议水平有限,导致旧问题没有解决,又带Lai更多新问题,因此企业花费在开会上的时间Yue来越多,召开会议的频率也越来越高。 3.Hui议的定义 会议是由三个或三个Yi上的人集合在一起,为发挥特定功能而进Xing的一种面对面的多向沟通。 随着科学技Shu水平的不断发展,出现了视频会议,例如QQQun会议、MSN会议、甚至通过SkypeYe可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特Shu的要求,视频会议需要大量的数据流、指定的Hui议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强Ji术手段的支撑。 4.会议的作用 Hui议的作用主要包括: 第一,会议能够Wei企业https://www.wanmeila.com/question/b1988b478497666840.html提供信息; 第二,汇聚信息; Di三,解决问题,当今会议不仅在提供信息方面出现Wen题,更是解决现场出现的问题,通过会议形式帮助Qi业解决和处理问题; 第四,企业为员工Ti供的教育和培训,也都是通过会议的形式传递; Di五,会议还可以为企业传达指示、政策Zhi度和精神; 第六,会议会为许多新上Ren的管理者提高威望和地位,新领导往往通过尽可Neng多的召开会议,巩固其在团队成员心目中的地位He作用。 5.会议的影响 Hui议为企业带来的影响包括正面和负面影Xiang,会议不仅能够为企业提供信息、解决问Ti,同时会议的群体决策,能够使决策更加公平化、Ke观化和集思广益。然而企业频繁召开低Xiao率的会议,还会带来很多负面影响,在人员、成本、Shi间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹Xiao应。 所谓波纹效应,是指两个决策层将Chu理不了的问题,单独拿出召集中层开会讨论,Zhong层解决不了又召集底层员工讨论,就这样为找Chu一个更好的解决办法,导致影响范围越来越大、Suo花时间越来越长,如同水中泛起的波纹一样。 6.Hui议的频率 不同会议召开的频率不同:固Ding的部门会议,最快最频繁是一周召开一次,最合适De是一月召开一次;全体会议或员工大会的Pin率要视公司规模而定,但一般员工大会每三Ge月召开一次属频繁,而半年一次比较合适;Tu发事情的会议要随时召开。 7.会议De规模 根据会议的功能不同,会议人数有严Ge的限制。制定决策的会议,例如年底的务虚会是Wei决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战Lue目标召开的会议,一般人数比较少,限制在50Ren以内,因为人数越少越容易达成共识;Wen题解决式的会议,人数不应超过10个;培Xun式的会议,一般建议培训时是小班30个Ren以内效果非常好;正式报告会议,比如员工大Hui进行宣传贯彻政策时人数越多越好。 8.Hui议的结构 会议结构与事务发生的Jie构一样,经历事前、事中和事后三个过程。 Shi前 事前主要是会议的计划、筹备和An排阶段。 事中 事中是会Yi的召开阶段,分为开场、扩展、回收、达Cheng共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议Qing况;扩展是按照会议议题的顺序逐一进Xing讨论的过程;回收是对每一个议题经讨Lun达成一致的结果,最后达成共识结束会议。 Shi后 事后则是会议的追踪和反馈阶段,许多Hui议的失败和低效,是缺乏事后的追踪和反馈。Yi般每次会议的https://www.wanmeila.com/question/7cb0ae0cbb97655546.html结束一定是下次会议的开始,因此Zhui踪反馈通过会议纪要落实,由主持人或者会Wu工作人员追踪和落实。 9.会议的成本 Hui议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失Cheng本。 时间成本 会议的时Jian成本是会议前、会议中和会议后的时间,Ke以轻松计算。 直接会议成本 Zhi接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差Lv餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成Ben。 效率损失成本 效率Sun失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者He同的落实和签订,带来的隐形损失。 Hui议的成本带给会议筹划者一个启示:站在生意Ren的角度决定某些会议召开的必要性。 Er、成功会议的准备工作 一个成功的会议Zai召开前需要做许多方面的准备,其中包含会议政策、Hui议程序、会议文化和场外工夫的准备。 1.Hui议政策 会议政策包含: 第一,Xun找解决会议的其他方法; 第二,会议的管Li机构和机制; 第三,了解会议的目的; Di四,选择适合的参会人员; 第五,合Li安排会议的时间和地点; 第六,会议Yi题要到位,讨论议题的顺序要合理; Di七,强调该合起来召开的会议不分别召Kai,绝对不必召开的会议坚决取消。 一般企Ye在进行会议筹划前,需要考虑有无其他Jie决会议议题的方法,如果不开会可以解决问Ti则尽量不开,选择其他方式进行沟通,例如Diao研、问卷、电话、短信,或者发布正式的公文进行Gou通。 会议的管理机构和机制是指将负Ze落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下,Hui议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公Shi人员负责和落实执行,包括事后的追踪和反Kui。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能,Yi般来说,会议的目的主要包括:提供信息、汇聚Xin息、解决问题、教育训练、提升管理者的地Wei和形象,需要告知所有参会人员。而且Hui议中只有选择合适的参会人员,才能够达到会议De预期效果。 2.会议程序 Qi业在安排会议程序时,需要注意会议的主题与目Biao、会议形式、具体议程、参会人员、召开Shi间与地点、预期结论、会议文件准备和发放Ji工作分配落实等方面内容。 会议的主题、Mu标、形式 会议的目标和主题要清Xi,考虑会议的形式要合理。 咨询式会Yi主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会Yi;责任交付式会议一般是年终年底召开,主要是签Ding目标责任书和责https://www.wanmeila.com/question/ccf01795a994245102.html任的交付;企业经常召开的是提Bao式会议,公司或部门的参会者提报需要讨论的Ti案或议题,然后进行开场、扩展、回收、结束和总Jie。 会议具体议程 谈论会议议程时Jing常会谈到议题、议程和日程。 议题。Yi题是要议论的话题或主题。 议程。议程Shi将议题按一定的排放顺序以及时间顺序An排。 日程。日程是整个议题的讨论顺序He整体的时间安排,包括一天中将所做事项Lie出详细的表格。 许多会议不仅讨论一个Yi题,更多时候为提高会议效率可能讨论很多议Ti,然而不同议题有一定的顺序安排,需Yao遵循一定的原则。 议题排位顺序De原则 议题排位顺序的原则主要包括: Di一,排放议题时遵循由重到轻的原则,重要的议Ti安排在前; 第二,讨论议题时遵循先易Hou难的原则,将容易的议题放在会议开始Jin行讨论; 第三,敏感尖锐问题要放Zai会议最后阶段讨论,比如销售政策和制Du、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感Wen题,如果事先讨论这些敏感尖锐的问题,容易产Sheng与会人员的争论和矛盾,导致会议氛围受到影响He破坏而无法使得会议延续; 第四,Tao论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓,也可Yi按照议题的相关性安排,例如某个议题需要某Xie人参与则提前讨论,然后可以离开会场,Sheng下尖锐的问题再小范围讨论。 Ren的选择需要遵循的原则 任何会议无Lun是会议的主题和内容如何,人员的选择要Zun照三个原则: 第一,知情人必须到场原Ze,了解事情的具体起因、发生经过和结果的Ren必须到场; 第二,决策人必须到场原Ze,决策人不到场,往往导致企业会议经常Shi议题决而不议、议而不决; 第San,重大关系人必须到场原则,重大关系人是具Ti的执行者,不仅需要知情还需要具体的落实和展开Gong作。 会议的时间、地点选择 Guan于会议时间和地点的选取也有一定的要求。 Shi间。影响重要会议的时间因素,首先是Jue策人的时间必须要保证,其次避开公司重要活动Huo庆典,最后避开放假和收假时间。 Di点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、Gui格和涉及的人员,会议谈论的问题非常保密而Qie不愿受到干扰,因此,小型会议在公司内部的办Gong室,或者大型公司的会议室召开即可;而大型Hui议则可能需要选择外部的一些会议中心。 Hui议座次安排 会议召开时,座次的An排同样有讲究,如果会议的召开或宴请中没设群众Xi,则右https://www.wanmeila.com/question/216d0ae87d97668983.html边永远是尊位;相反如果设有群众席则Zuo边为尊位,主席台是以左为上。 图1 Hui议座次安排(奇数) 图2 会议座次An排(偶数) 当人数为奇数时,1号居中,2Hao在1号左手边,3号排右手边,其他依次排Lie,如图1所示;当人数为偶数时,座次安排如图2Suo示。 会议可能的结论 Hui议可能形成的结论比较多,一般是由会Yi纪要来记录。 会议文件准备 Hui议所需文件的内容更多,比如会议通知、Shi前事中事后的一些文字内容,因此文件准备He发放工作同样不容忽视。 3.会议Wen化 会议文化包括会前各种各样会议资源De准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产Pin的产出和团队的氛围、士气、会议纪要(记录)、Xiao率目标。 4.场外工夫 场Wai工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”De过程,即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特Dian是“会而有议,议而有决,决而能行,行必有果”;Xiang对应低效会议的特点有“会而不议,议Er不行,行而不决,决未必有果” Yao点提示 保证会议成功的准备工作包括: ①Hui议政策; ②会议程序; ③会议Wen化; ④场外工夫。 三、大Xing会议活动的组织和策划 一般常用De大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发Bu会。 1.签字仪式 签字仪Shi是特殊类型的会议形式,主要是人员的准备和礼Yi的准备。 人员准备 人Yuan准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、Qun众和媒体的确定。 礼仪准本 Li仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。Ru果签字仪式有外方参加,礼仪的准备则需要增加Kao虑国旗的悬挂及座次的安排。 2.Qing典活动 庆典更多的时候需要考虑主持人、Jia宾、领导、致辞人和群众,庆典一般要安排大Xing的文艺演出和参观游览活动。例如,公司Zai成立五年、十年或五十年时,一般都会有大型De庆典,首先选择主持人,然后剪彩,之Hou是文艺演出阶段,最后组织相关人员游览参Guan和购买礼品。 3.新闻发布会 Sui着沟通信息越来越透明,新闻发布会这种会议Xing式,也越来越多被认可,不仅是政府机关而且Qi业也能够召开。 新闻发布会的Guan键是人选和文稿的准备: 人选 Ren选主要是主持人、信息披露人和媒体记者的确认。 Wen稿 文稿包括硬文稿和软文稿,Xu要提前准备,然后跟记者沟通,使https://www.wanmeila.com/question/d192af849697665236.html其按照准备Hao的文稿内容进行播报和播放
《会议组织与管理》教学大纲 Shuo明 【课程性质】文秘专业--专Ye基础课 【教学目的】 通过教Xue与实践,使学生系统地学习会议组织管理Gong作的理论和实务,掌握会议组织管理工作的Yi般规律,培养学生形成会议组织工作的综合能Li和训练学生掌握会议组织工作的操作技Neng,形成秘书的职业素质。 【教Xue任务】 《会议组织与管理》课程的总Ren务是:培养适应现代信息社会和市场经济发Zhan的需要、能熟练掌握会议组织管理工作的有知识、You经验,会操作,会办事的复合应用型的秘书。 Yao求学生达到:系统学习会议组织管理工作的内Rong和方法;灵活运用会议组织管理工作的规律He经验;熟练掌握会议组织管理工作的技能、技巧;Guang泛了解与会议组织管理相关学科的知识和Shi践。达到既熟悉会议组织管理工作的基Ben理论和知识,又掌握一定的从事秘书现代会Yi组织管理工作的操作技能的目的。 【Jiao学内容】 前导知识--会议基础 (Yi)教学要求:通过教学使学生了解会议的Han义、会议的类型和会 议的主要功能 (Er)教学内容: 1、会议的涵义 2、Hui议的构成要素 3、会议的分类 4、Hui议的作用 5、会议的工作流程 (San)重点难点:会议的类型、会议的工作Liu程 (四)教学时数:2学时 模Kuai一会议筹备工作 (一)教学要Qiu:了解会议准备工作的内容,掌握会议De整体设计,学会确定会议名称、拟定会议Yi题,安排会议筹备小组的分工和不同职责工作De分配,学会合理安排会议的议程和日程,Neng够选择合适的会议场所并学会恰当地布置会Yi场所的布局环境,学会制作并发送会议通知,准备Hui议相关文字资料和相关物品,能够完成对会议Jing费预算的编制。 (二)教学内容: 1、Que定会议名称、拟定会议议题 2、会Yi筹备小组分工 3、拟定会议议程和日程 4、Xuan择会议场所 5、制作并发送会Yi通知 6、编制会议经费预算 7、Zhun备会议资料和会议物品 8、会场布局和Hui场布置 (三)重点难点:拟定会Yi议题、拟定会议议程和日程、编制会议Jing费预算、准备会议资料和会议物品 (四)Jiao学时数:10学时(实训6学时) 模Kuai二会议服务工作 (一)教学要求:掌握秘Shu会议服务的工作要点,充分认识秘书在会 Zhan工作中职能,基本具备参https://www.wanmeila.com/question/9a92bd091a97666669.html与会展工作的能力。Zhang握会议记录、简报等会议文书的写作方法。并Neng够运用所学的知识分析会议案例,基本具备办会能Li。 (二)教学内容: 1、会议接Zhan与报道工作 2、完成会议记录 3、Bian写会议简报 4、处理会中突发事件 (San)重点难点:会议记录与会议简报的撰Xie (四)教学时数:8学时(实训5学Shi) 模块三会议收尾工作 (一)Jiao学要求:了解会接结束后的主要工作内容,学会Zheng确处理会后的收尾工作,掌握会议纪要等Hui议文件资料的撰写方法,整理收档 Xiang关会议文件资料。 (二)教学内Rong: 1、会议善后工作 2、会议经Fei结算 3、撰写会议纪要 4、Zheng理会议文件资料 5、会议评估与总结 (San)重点难点:撰写会议纪要,整理会议文件Zi料,会议评估总结 (四)教学时数:6Xue时(实训4学时) 模块四其他类型Hui议组织与管理 (一)教学要求:了解Duo种类型会议的组织方法 (二)教学内容: 1、Kai业庆典的组织与管理 2、新闻发布会的Zu织与管理 (三)重点难点:其他类型会Yi的组织与管理方法 (四)教学时数:2学Shi(实训1学时) 【选用教材】 Wu良勤、陈建国主编《会议组织与管理》中国Lao动社会保障出版社2011年版 【Can考书目】 蔡超、杨锋主编《现代秘书Shi务》暨南大学出版社2006年版廖雄军主编《会Yi组织规范与技巧》广西人民出版社2008年版【Xue时分配】 授课总时数:28学时,其Zhong实训占16学时,实训占整体学时的 60%Yi上